Finanzielle Sicherheiten mit technischen Mängelvorgängen verbinden
Bei größeren Bau- und Ausrüstungsverträgen können vertragliche Sicherheiten dazu dienen, Ansprüche des Auftraggebers abzusichern. In der Praxis werden Bürgschaften, Avale oder Sicherheitseinbehalte jedoch häufig kaufmännisch verwaltet, während technische Mängel separat im Facility Management verfolgt werden. Genau an dieser Trennung entsteht ein Risiko.
Die bestehende Microsite erwähnt Mangelanspruchsbürgschaften, Avale und Sicherheitseinbehalte bereits auf der Startseite und fordert zudem Übersichten zu Sicherheiten und Bürgschaften als Bestandteil eines professionellen Dokumentationssystems. Eine eigenständige Managementseite fehlt bislang.
Sicherheitenmanagement zur Anspruchssicherung nutzen
Für jedes relevante Vertragsverhältnis sollte bekannt sein:
Art der Sicherheit,
ausstellende Stelle,
Auftragnehmer,
Vertragsbezug,
Betrag,
Beginn,
Laufzeit beziehungsweise Rückgabevoraussetzung,
Aufbewahrungsort,
interne Verantwortlichkeit.
Besonders wichtig ist die eindeutige Verbindung zum betroffenen Gewerk beziehungsweise Anlagenbestand.
Fristen mit Mängelstatus verbinden
Die kaufmännische Fälligkeit einer Rückgabe darf nicht losgelöst vom technischen Zustand behandelt werden.
Vor einer Freigabe sollte deshalb geprüft werden:
Sind offene Mängel vorhanden?
Läuft eine Nachbesserung?
Bestehen strittige Vorgänge?
Sind technische Prüfungen vor Fristende erfolgt?
Sind notwendige Unterlagen vollständig?
Die konkrete rechtliche Zulässigkeit einer Inanspruchnahme oder Zurückhaltung hängt vom Vertrag und Einzelfall ab und sollte bei Zweifeln fachjuristisch geprüft werden.
Gewährleistungsbegehung als Trigger verwenden
Eine sehr sinnvolle Verknüpfung besteht zwischen Sicherheitenregister und Vorfristinspektion.
Wenn eine Bürgschaft oder Sicherheit absehbar zurückzugeben ist, sollte das System automatisch eine technische Prüfung beziehungsweise einen Gewährleistungsreview auslösen.
Damit wird vermieden, dass die kaufmännische Freigabe vor der fachlichen Bewertung erfolgt.
Originale und digitale Nachweise sicher verwalten
Bei Bürgschaften und vergleichbaren Sicherheiten ist ein kontrollierter Dokumentationsprozess erforderlich.
Das Register sollte zeigen:
Original vorhanden,
digitale Kopie,
Aufbewahrungsort,
Rückgabe dokumentiert,
verantwortliche Stelle.
Ein unauffindbares Original kann im kritischen Moment erhebliche Probleme verursachen.
Veränderungen am Auftrag berücksichtigen
Nachträge, Teilabnahmen oder Änderungen der Auftragssumme können Auswirkungen auf Sicherheiten haben.
Das Vertragsmanagement sollte deshalb prüfen, ob die vorhandene Sicherung weiterhin zum Vertragsstand passt.
Offene Mängel finanziell einordnen
Nicht jeder technische Mangel führt automatisch zu einer Inanspruchnahme einer Sicherheit.
Für das Management ist dennoch wichtig zu wissen:
erwartete Mängelbeseitigungskosten,
möglicher Fremdaufwand,
vorhandene vertragliche Absicherung,
finanzielle Exposition.
Damit kann frühzeitig entschieden werden, ob zusätzliche vertragliche oder rechtliche Schritte zu prüfen sind.
Wird eine Sicherheit zurückgegeben oder freigegeben, sollte dokumentiert sein:
technische Prüfung erfolgt,
relevante Stellen beteiligt,
offene Vorgänge berücksichtigt,
Entscheidung getroffen,
Rückgabe vollzogen.
Technik und kaufmännische Absicherung zusammenführen
Sicherheitenmanagement ist keine rein finanzielle Nebenaufgabe.
Sein Wert entsteht erst, wenn Vertragsfristen, technische Gewährleistungsprüfung, offene Mängel und kaufmännische Freigaben miteinander verbunden werden.
Damit verhindert die Organisation, dass vorhandene Absicherungen allein deshalb wirkungslos werden, weil technische und kaufmännische Prozesse getrennt voneinander arbeiten.
