Gewährleistungsmanagement muss mit der Betriebsübernahme beginnen
Nach Fertigstellung eines Bau- oder Umbauprojekts verändert sich die organisatorische Verantwortung. Projektleitung, Planer und Bauüberwachung ziehen sich schrittweise zurück; Facility Management übernimmt den täglichen Betrieb. Genau in dieser Übergangsphase gehen jedoch häufig Informationen verloren, die für spätere Mängelansprüche entscheidend sind.
Die Microsite besitzt bereits eine umfassende Seite zu Dokumentations- und Übergabemängeln. Diese behandelt insbesondere fehlende oder nicht nutzbare Betriebsunterlagen. Was noch fehlt, ist der aktive Übergabeprozess für die laufenden Gewährleistungsfälle und Fristen selbst.
Gewährleistungsprozesse vom Projektbetrieb integrieren
Zum Übergang sollte ein strukturiertes Paket vorliegen.
Dazu gehören insbesondere:
Verträge und Bestellungen,
Abnahmeprotokolle,
Gewährleistungsfristen,
offene Mängellisten,
bereits erfolgte Mängelanzeigen,
Nachbesserungsstände,
Sicherheiten,
relevante Korrespondenz,
Ansprechpartner der Auftragnehmer.
Das FM benötigt diese Informationen, bevor erste Betriebsstörungen auftreten.
Abnahmedaten eindeutig verifizieren
Für die Fristensteuerung sind Abnahme- beziehungsweise andere vertraglich relevante Startzeitpunkte entscheidend.
Bei Werkverträgen nach BGB beginnt die Verjährung der in § 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2 genannten Ansprüche grundsätzlich mit der Abnahme.
Deshalb sollte nicht nur eine allgemeine Projektfertigstellung dokumentiert sein. Unterschiedliche Gewerke oder Teilleistungen können unterschiedliche Daten besitzen.
Offene Projektmängel von neuen Betriebsmängeln unterscheiden
Zum Betriebsstart existieren häufig bereits Restpunkte.
Diese sollten im Mängelregister eindeutig gekennzeichnet sein.
Kommt später eine neue Störung hinzu, muss erkennbar sein:
neuer Sachverhalt,
Folge eines bekannten Mangels,
Wiederholungsmangel,
bislang nicht erkannte Abweichung.
Diese Historie ist für die weitere Bearbeitung wesentlich.
Verantwortlichkeit neu zuweisen
Während der Bauphase verfolgt möglicherweise die Projektleitung einen Mangel.
Nach Projektabschluss übernimmt das FM.
Jeder offene Vorgang benötigt daher einen ausdrücklich benannten neuen Owner.
Ein Vorgang ohne Verantwortlichen ist besonders gefährdet, bei organisatorischen Übergängen vergessen zu werden.
Wartung von Beginn an dokumentieren
Sobald der Betrieb beginnt, entstehen eigene Betreiberhandlungen.
Wartungen, Inspektionen, Bedienung und Änderungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies ist auch wichtig, um spätere Diskussionen über unsachgemäßen Betrieb oder fehlende Wartung sachlich beantworten zu können.
Dienstleister informieren
Wartungs- und Betriebsdienstleister sollten wissen, welche Anlagen noch innerhalb relevanter Gewährleistungszeiträume liegen.
Bei einer Störung dürfen sie nicht automatisch eine kostenpflichtige Reparatur durchführen, ohne zuvor die mögliche Anspruchsrelevanz zu prüfen.
Gewährleistungskalender aufbauen
Das CAFM beziehungsweise Fristenregister sollte frühzeitig Warnungen erzeugen.
Besonders wichtig sind:
bevorstehende Fristabläufe,
auslaufende Sicherheiten,
offene Nachbesserungen,
notwendige Vorfristbegehungen.
Nach Übernahme empfiehlt sich ein gemeinsamer Termin zwischen Projekt und Betrieb:
Welche kritischen Mängel sind offen?
Wo bestehen technische Risiken?
Welche Unternehmen reagieren schlecht?
Welche Anlagen wurden mehrfach nachgebessert?
Welche Nachweise fehlen?
Damit wird auch informelles Projektwissen übertragen.
Gewährleistung als Teil des Start-up verstehen
Der Gebäudebetrieb beginnt nicht mit einer weißen Weste.
Er übernimmt Verträge, Fristen, offene Restpunkte und bereits entstandene technische Erfahrungen.
Ein professionelles Gewährleistungs-Onboarding stellt sicher, dass dieses Wissen vollständig in das Facility Management übergeht und mögliche Ansprüche nicht allein aufgrund des organisatorischen Wechsels zwischen Projekt und Betrieb verloren gehen.
