Veränderungen am Bestand dürfen die spätere Ursachenklärung nicht unnötig erschweren
Gebäude bleiben nach ihrer Fertigstellung nicht unverändert. Nutzerbereiche werden angepasst, technische Anlagen optimiert, zusätzliche Verbraucher angeschlossen oder Komponenten ausgetauscht. Solche Eingriffe können notwendig sein, während sich Teile des Gebäudes noch innerhalb relevanter Gewährleistungszeiträume befinden.
Genau daraus entsteht eine besondere Herausforderung: Nach einer Veränderung kann später strittig werden, ob eine Funktionsabweichung bereits aus der ursprünglichen Leistung stammt oder durch den späteren Eingriff verursacht wurde.
Gewährleistungsrisiken bei Umbauten systematisch bewerten
Welche Anlage oder welches Bauteil wird verändert?
Besteht noch ein Anspruchszeitraum?
Gibt es offene Mängel?
Wurde bereits nachgebessert?
Welche Vertragspartner sind betroffen?
Damit kann entschieden werden, ob zusätzliche Dokumentations- oder Abstimmungsmaßnahmen sinnvoll sind.
Ausgangszustand sichern
Vor einem Umbau sollte der technische Bestand ausreichend dokumentiert sein.
Dazu können gehören:
Fotos,
Messwerte,
Einstellungen,
Softwarestände,
Pläne,
Funktionsstatus,
offene Störungen.
Dies ist besonders wichtig, wenn die Veränderung einen später nicht mehr rekonstruierbaren Zustand beseitigt.
Originalauftragnehmer bei Bedarf einbeziehen
Ist ein bestehender Mangel bekannt oder könnte der geplante Eingriff seine Ursache beziehungsweise Beweislage beeinflussen, kann es sinnvoll sein, den ursprünglichen Auftragnehmer vorab zu informieren oder technisch einzubeziehen.
Die konkrete vertragliche beziehungsweise rechtliche Vorgehensweise hängt vom Einzelfall ab.
Drittunternehmen kontrollieren
Wird ein anderes Unternehmen mit der Änderung beauftragt, entstehen neue Schnittstellen.
Es muss klar sein:
welche Teile unverändert bleiben,
welche Komponenten ersetzt werden,
welche neue Verantwortung entsteht,
wie die Abgrenzung dokumentiert wird.
So wird verhindert, dass alte und neue Leistungen später nicht mehr auseinandergehalten werden können.
Technische Änderungen im CAFM fortschreiben
Nach Abschluss müssen Bestandsdaten angepasst werden.
Insbesondere:
Anlagenkonfiguration,
Typen,
Softwarestände,
Anschlusswerte,
Pläne,
Verantwortlichkeiten.
Sonst wird eine spätere Mängelprüfung mit veralteten Bestandsinformationen durchgeführt.
Offene Mängel nicht verdecken
Eine Modernisierung kann einen bestehenden Mangel technisch beseitigen, ohne dass geklärt wurde, wer für die ursprüngliche Abweichung verantwortlich war.
Beispiel:
Eine nicht ausreichend leistungsfähige Pumpe wird im Rahmen eines Optimierungsprojekts durch eine größere ersetzt.
Danach ist die Funktion hergestellt – die Frage nach der ursprünglichen Ursache bleibt jedoch möglicherweise ungeklärt.
Der Mängelvorgang sollte deshalb bewusst abgeschlossen oder weitergeführt werden.
Neue Gewährleistungsbeziehungen erfassen
Die Änderungsmaßnahme selbst erzeugt neue Verträge, Abnahmen und Fristen.
Das Register muss daher unterscheiden:
ursprüngliche Leistung und
spätere Änderungsleistung.
Dies wird mit zunehmendem Anlagenalter immer wichtiger.
Belastung und Funktion nach Änderung prüfen
Eine Änderung kann Auswirkungen auf angrenzende Systeme besitzen.
Deshalb ist nach dem Umbau gegebenenfalls ein gemeinsamer Funktions- oder Schnittstellentest sinnvoll.
Veränderung und Anspruchssicherung miteinander verbinden
Der Grundsatz lautet:
Umbauen darf möglich bleiben, ohne dass dadurch die Historie des technischen Systems verloren geht.
Ein professionelles Change Management dokumentiert deshalb Ausgangszustand, Eingriff, Verantwortlichkeiten und neuen Endzustand so, dass auch später noch nachvollzogen werden kann, welche Leistung von welchem Vertragspartner stammt und welche Ursache für eine mögliche Abweichung in Betracht kommt.
