Mangelanspruchsmanagement im FM

Der Begriff "Gewähr" bezieht sich auf die Sicherheit, die jemand erhält, der sich auf eine Sache verlässt. Die Gewährleistungwiederum ist die Verantwortung für fehlerhafte Lieferungen oder Dienstleistungen, speziell im Falle eines Sach- oder Rechtsmangel. Seit der Schuldrechtsreform im Jahr 2002 wird im Bürgerlichen Gesetzbuch anstelle von "Gewährleistung" der Begriff "Mängelhaftung" verwendet.

Das Facility Management unterstützt das Hauptgeschäft durch Dienst- und Werkleistungen. Hierbei liefert oder beschafft das FM diverse Produkte und Dienstleistungen und stellt sie bereit. In einigen Fällen weisen diese Produkte oder Dienstleistungen Mängel auf.

Die Behebung dieser Mängel verursacht Kosten für den Auftraggeber, die jedoch teilweise vermieden werden können. Deshalb behandeln wir das Mangelanspruchsmanagement für Bau-, Betriebsführungs- und Instandhaltungsverträge sowie für Lieferungen.

Bevor eine Reparatur stattfindet, muss überprüft werden, ob für das defekte Produkt noch eine Gewährleistung oder möglicherweise eine Garantie besteht. Wenn ja, müssen die Lieferanten, Errichter oder Hersteller diese Mängel beseitigen oder die Reparaturkosten übernehmen. Sie werden nach einer Mangelrüge tätig. Aus diesem Grund ist ein Mangelanspruchsmanagement für jedes Facility Management unerlässlich, da es das Budget schont. Ein effektives Mangelanspruchsmanagement kann auch dazu beitragen, systematische Fehler oder mangelhafte Errichterfirmen zu identifizieren.

Das Mangelanspruchsmanagement nutzt Erfahrungen, spart Geld und verbessert die Betriebssicherheit.

Häufig verwendet man die Begriffe Gewährleistung und Garantie, ohne genau zu wissen, was sie bedeuten. Mängelhaftung nach dem Schuldrecht besagt, dass der Verkäufer für Mängel haftet, die während der gesetzlichen Mangelanspruchsfrist auftreten. In dieser Zeit muss der Verkäufer beweisen, dass der Mangel nicht vorlag. Wenn der Verkäufer einen Mangel „arglistig“ verschwiegen hat, verlängert sich die Mängelhaftung.

Garantien sind Zusagen des Herstellers oder Verkäufers, die über die Mängelhaftung hinausgehen. Für ihre Gültigkeit benötigen sie eine schriftliche Bestätigung. Bei Garantien muss der Käufer den Mangel beweisen. Oft sind Garantien unklar formuliert und schließen beispielsweise Verschleißteile aus. Einige Küchengeräte schließen bei gewerblicher Nutzung die Garantie aus.

Generell sind Garantien Zusicherungen der Hersteller oder Verkäufer, während die Mangelhaftung auf gesetzlichen Bestimmungen basiert (BGB §437 ff., HGB §377 ff.). Gesetzliche Fristen regeln die Mangelansprüche. Diese Fristen unterscheiden sich für Gewerbetreibende und Privatpersonen (gemäß BGB). Beim Kauf ist es ratsam, lange Fristen für Mangelansprüche zu wählen. § 13 Abs. 4 VOB/B sieht ohne abweichende Vereinbarung für Bauwerke grundsätzlich vier Jahre vor.

Der Beginn der Anspruchsfrist hängt vom Ereignis ab. Bei einem Kauf beginnt sie mit dem Lieferdatum. Bei Werkverträgen nach VOB zählt das Abnahmedatum. Bei einer verzögerten Abnahme kann das Nutzen der Ware oder Anlage vor der offiziellen Abnahme den Beginn der Frist auslösen, bekannt als "Fiktive Abnahme" oder "Stillschweigende Abnahme".

Bei Werkverträgen, die nach VOB verhandelt werden, ist es üblich, eine Absicherung der Mängelansprüche zu vereinbaren. Das bedeutet, dass Errichterfirmen nach Abschluss der Arbeiten eine Sicherheit hinterlegen müssen. In vielen Fällen wandelt sich die Vertragserfüllungsbürgschaft (10 % des Auftragswertes) in eine Mangelanspruchsbürgschaft (5% der Endsumme) um. Manchmal versuchen Verkäufer, die Mangelanspruchsbürgschaft auf die Hälfte der Vertragserfüllungsbürgschaft zu reduzieren. Die Endsumme dient als Berechnungsgrundlage. Diese Bürgschaften, auch als Avale bekannt, können in Form von Bargeld als Sicherheitseinbehalt hinterlegt werden. In diesem Fall müssen die Gelder auf insolvenzgeschützten Konten geführt werden.

Ein Tipp: Avale müssen sicher und leicht auffindbar gelagert werden. Bevor die Fristen ablaufen, ist es ratsam, die betreffenden Anlagen zu inspizieren. Diese Inspektionen sollten 1-2 Monate vor Ende der Mängelanspruchsfrist durch die Instandhaltung, möglicherweise zusammen mit den Errichterfirmen, durchgeführt werden. Es kommt vor, dass Errichterfirmen auch mit der Instandhaltung beauftragt werden. In diesem Fall sollte bei der Inspektion auch eine dritte Partei anwesend sein. Ein besonderer Fokus liegt auf der ersten PVO-Wiederholungsprüfung (3 Jahre nach Bauabnahme, sofern eine bauaufsichtliche Anforderung besteht). Hierbei überprüft ein Sachverständiger die betreffenden Anlagen, und festgestellte Mängel werden beanstandet.

Bevor eine Instandsetzung beauftragt wird, müssen dem Instandsetzer Informationen über bestehende Fristen für Mängelansprüche mitgeteilt werden. Anschließend überprüft dieser, ob für den vorliegenden Mangel ein Mangelanspruch vorliegt.

Während der Mangelanspruchsfrist trägt der Errichter oder Lieferer die Beweislast, dass der festgestellte Mangel kein Anspruchsmangel ist.

Wir raten jedoch zu einer sorgfältigen Beweissicherung, besonders wenn der festgestellte Mangel mögliche weitere Schäden an Anlagen oder Bauteilen verursacht hat. Schäden wie Durchfeuchtungen, Brand oder Betriebsausfälle müssen detailliert dokumentiert werden. Fotos und Messprotokolle, beispielsweise von Feuchtemessungen, sind dabei nützlich. Bei Brandschäden sind auch Berichte von Feuerwehr und Polizei hilfreich. Daten aus der Gebäudeleittechnik, Brandmeldeanlage usw. müssen ebenfalls gesichert werden.

Defekte Anlagenteile, die ausgetauscht wurden, müssen aufbewahrt und deutlich markiert werden. Bei größeren Schäden, deren Höhe über den Eigenanteil hinausgeht, muss die eigene Versicherung informiert werden. Bei der Meldung eines Mangels sollten auch eventuelle Folgeschäden beim Lieferer oder Errichter angegeben werden. Zeugenaussagen müssen dokumentiert werden.

Es ist wichtig, alle Beweise und Dokumentationen sicher aufzubewahren. Im Falle eines Streits sollte die Dokumentation durch weitere Unterlagen, wie Instandhaltungsdokumente, Bauakten und Bautagebücher, ergänzt werden.

Es gibt keine gesetzlich festgelegten Fristen. Dennoch sollten die Fristen so festgelegt werden, dass die Errichterfirmen ausreichend Zeit zur Mängelbeseitigung haben.

Mängel, die eine Gefahr für Leib und Leben darstellen, erfordern eine Sicherung durch den Auftraggeber. Die Kosten dafür können der Errichterfirma in Rechnung gestellt werden. Dies gilt ebenso für erhebliche Betriebseinschränkungen. Dabei hängt die Priorität natürlich vom Betriebszweck ab: Der Betrieb eines Krankenhauses hat beispielsweise eine höhere Priorität als ein Vertriebsbüro.

Bei der Festlegung von Fristen spielt auch die Entfernung der Errichterfirma zum Schadenort eine Rolle. Innerhalb der BRD sollte eine Frist von zwei Tagen bei bedeutenden Mängeln genügen, einschließlich der Anreise. Dabei sind Sonn- und Feiertage zu berücksichtigen.

Unverzügliche Ersatzmaßnahmen können heikel sein. Auch wenn die Beweislast bei der Errichterfirma liegt, kann es passieren, dass der Auftraggeber die Kosten tragen muss. Es ist ratsam, bereits im VOB-Werkvertrag entsprechende Regelungen festzulegen und sich juristischen Rat zu holen.

Ein einfacher Anruf beim Errichter einer Anlage kann oft ausreichen, um einen Mangelanspruch geltend zu machen. Doch das funktioniert nicht immer.

Um einen Mangelanspruch geltend zu machen, muss man dies schriftlich tun. Es ist auch notwendig, nachzuweisen, dass der Mangel dem Errichter gemeldet wurde und er die Mangelanzeige erhalten hat. Aktuell ist ein Einschreiben mit Rückschein oder in besonders dringenden Fällen ein Telegramm am besten geeignet. Eine vorherige Benachrichtigung per E-Mail oder Fax ist ebenfalls ratsam.