Mangelanspruchsmanagement

Unter dem Begriff der Gewähr wird die Sicherheit verstanden, die jemandem, der sich auf etwas einlässt, durch jemanden oder durch etwas geboten wird. Gewährleistung ist die Einstandspflicht für eine mangelhafte Lieferung oder Leistung, insbesondere durch einen Sach- oder Rechtsmangel. Der Begriff wurde im Zuge der Schuldrechtsreform im Jahre 2002 im Bürgerlichen Gesetzbuch durch den Begriff der Mängelhaftung ersetzt.

Das Facility Management unterstützt das Kerngeschäft durch Dienst- und Werkleistungen. Hierzu erbringt oder beschafft das FM verschiedenste Leistungen oder Produkte, nimmt diese ab und stellt diese zur Verfügung. Manchmal sind diese Leistungen oder Waren mit Mängeln behaftet.

Grundsätzlich verursacht die Instandsetzung Kosten für den Auftraggeber. Diese Kosten lassen sich zum Teil einsparen.

Wir legen das Mangelanspruchsmanagement für Werkverträge von Bau-, Betriebsführungs- und Instandhaltungsleistungen sowie Lieferungen dar.

Vor der Instandsetzung sollte daher geprüft werden ob für die defekte Sache noch Gewährleistung oder evtl. Garantie besteht. Sollte dies der Fall sein sind die Lieferanten, Errichter oder Hersteller in der Pflicht diese Mängel zu beheben oder die Instandsetzung zu vergüten.

Diese werden nach Aufforderung (Mangelrüge) aktiv. Daher gehört zu jedem Facilitymanagement ein Mangelanspruchsmanagement. Dies schont das jeweilige Budget. Zusätzlich können durch ein Mangelanspruchsmanagement auch strukturelle Fehler oder weniger gut arbeitende Errichterfirmen erkannt werden.

Ein Mangelanspruchsmanagement sichert Erfahrungen, spart Kosten ein und erhöht die Betriebssicherheit.

Oft werden die Begriffe Gewährleistung und Garantie genutzt ohne dass die Unterschiede bekannt sind. Mangelhaftung gemäß dem Schuldrecht bedeutet, dass der Verkäufer für Mängel, die während der Frist des gesetzlichen Mangelanspruchs entstehen, einsteht. Die Beweislast liegt während der während dieser Zeit beim Verkäufer. Diese Mangelhaftung kann sich verlängern, wenn ein Mangel „arglistig“ vom Verkäufer verschwiegen wurde.

Garantien sind vom Hersteller oder Verkäufer gemachte Zusagen die über den Mangelanspruch hinausgehen. Um wirksam zu sein bedarf es einer schriftlichen Zusage. Bei der Garantie liegt die Beweislast beim Käufer. Viele Garantien sind recht wage gehalten und schließen Verschleißteile grundsätzlich aus. Auch kann die gewerbliche Nutzung ein Ausschlussgrund sein, dies ist u. A. bei vielen Küchengeräten der Fall.

Grundsätzlich gilt: Garantien sind Versprechen der Hersteller oder Verkäufer, Mangelhaftung hingegen beruht auf gesetzlichen Regelungen (BGB §437 ff., HGB §377 ff.).

Für die Mangelansprüche gibt es gesetzliche Fristen. Für Gewerbetreibende oder Privatleute können diese Fristen (BGB) unterschiedlich sein. Schon beim Einkauf sollte darauf geachtet werden, dass die Fristen für die Mängelansprüche möglichst lange gelten. Hierzu sollten z. B. Werkverträge gemäß VOB (Frist 5 Jahre, bei Dächern z. B. 10 Jahre) geschlossen werden. Bei Lieferungen gelten grundsätzlich die entsprechenden BGB/HGB-Bestimmungen. Zudem gibt es Mangelansprüche auch aus anderen Vertragsarten z. B. Miete, Leasing, Nutzungsüberlassungen etc.. Hier gibt es zum Teil keine Fristen für Mangelansprüche bzw. gelten über die ganze Laufzeit.

Beginn der Anspruchsfrist kann auf verschiedene Ereignisse fallen. Bei Kauf mit dem Tag der Lieferung. Bei Werkverträgen (VOB) gilt das Abnahmedatum. Vorsicht – bei Verzug der Abnahme könnte auch konkludentes Verhalten (z. B. vollständige oder teilweise Nutzung der Anlage vor Abnahme! S.a. „Fiktive Abnahme“ oder „Stillschweigende Abnahme“) den Ablauf der Frist starten.

• Erfüllungsanspruch

• Sachmangel

• Rechtsmangel

Bei gemäß VOB verhandelten Werkverträgen wird gewöhnlich eine Sicherung der Mängelansprüche verhandelt. D. h., dass die Errichterfirmen eine Sicherheit nach Abschluss der Arbeiten zu hinterlegen hat. Oft wird hierfür die Vertragserfüllungsbürgschaft (10 % vom Wert der Beauftragung!) in eine Mangelanspruchsbürgschaft (5% von der Schlusssumme!) gewandelt. Hierbei wird manchmal von Verkäuferseite versucht die Mangelanspruchsbürgschaft auf nur die Hälfte der Vertragserfüllungsbürgschaft ausstellen zu lassen. Als Berechnungsgrundlage gilt die Schlusssumme! Die Bürgschaften (auch Avale) können in Bar als Sicherheitseinbehalt hinterlegt werden. Dann sind diese Beträge auf insolvenzsicheren Konten zu führen.

Tipp: Die Avale sollten sicher und auffindbar aufbewahrt werden. Vor Ablauf der Fristen empfiehlt sich eine Begutachtung / Inspektion der entsprechenden Anlagen. Diese Begehungen sollten 1-2 Monate vor Ablauf der Mangelanspruchsfristen durch die Instandhaltung evtl. mit den Errichterfirmen erfolgen. Oft werden die Errichterfirmen auch mit der Instandhaltung beauftragt. Daher sollte bei der Begehung dann auch ein Dritter dabei sein. Ein besonderes Augenmerk sollte auf die erste PVO-Wiederholungsprüfung (3 Jahre nach Bauabnahme, nur wenn die bauaufsichtliche Erfordernis besteht) erfolgen. Hier werden die entsprechenden Anlagen durch einen Sachverständigen geprüft. Die erkannten Mängel werden gerügt.

• Eingang Mangelmeldung

• Prüfung Anspruchsfristen

• Prüfung ob Mangel durch unsachgemäße Nutzung oder Dritte verursacht wurde

• Verschleißteile (z.B. Filter, Keilriemen) prüfen

• Wartungen durchgeführt? (Wichtig bei erweiterter Gewährleistung nach VOB!)

Wenn dies erfolgt ist und eine Anspruchsfrist besteht, keine unsachgemäße Nutzung vorliegt, alle Verschleißteile in Ordnung sind und die entsprechenden Wartungen durchgeführt wurden kann davon ausgegangen werden, dass evtl. ein Mangelanspruch besteht.

Grundsätzlich liegt die Beweislast, dass der erkannte Mangel kein Anspruchsmangel ist, beim Errichter bzw. Lieferer während der Mangelanspruchsfrist.

Trotzdem empfehlen wir eine ordentliche Beweissicherung. Gerade dann, wenn durch den erkannten Mangel evtl. andere Schäden an Anlagen oder Bauteilen entstanden sind. Z.B. Schäden wie Durchfeuchtungen, Brand und/oder Betriebsausfall sind sauber und umfangreich zu dokumentieren. Hier sind Fotos, Messprotokolle (z. B. über Feuchtemessungen) hilfreich. Bei Brandschäden können auch Berichte von der Feuerwehr und Polizei angefordert werden. Reports aus der Gebäudeleittechnik, Brandmeldeanlage, usw. soll ebenso gesichert werden.

Ausgebaute fehlerhafte Anlagenteile sind sicherzustellen und entsprechend zu kennzeichnen. Grundsätzlich sollte bei größeren Schäden (Schadenhöhe mindestens über Eigenanteil!) die eigene Versicherung informiert werden. Bei der Mangelrüge sollten auch die Folgeschäden (soweit temporär möglich) beim Lieferer oder Errichter angemeldet werden. Evtl. Zeugenaussagen sind zu dokumentieren.

Alle Beweise nebst Dokumentationen sind zu sichern!

Beim Streitfall sollte die Dokumentation noch mit weiteren Dokumenten (z. B. Dokumente der Instandhaltung, Bauakte, Bautagebuch etc.) vervollständigt werden.

Oft reicht ein einfacher Anruf bei dem Errichter einer Anlage aus, um einen Mangelanspruch durchzusetzen. Leider nicht immer.

Um einen Mangelanspruch durchzusetzen muss dies immer schriftlich geschehen. Zudem braucht es einen Nachweis, dass der Mangel beim Errichter angezeigt wurde und dieser die Mangelanzeige erhalten hat. Hier empfiehlt sich momentan noch ein Einschreiben mit Rückschein oder bei besonderer Eile ein Telegramm. Eine Voranzeige via Email oder Fax empfiehlt sich zudem.

• Mangelrüge für finanziellen Ausgleich
  Z.B. dekorative Mängel, zugesicherte Eigenschaften nicht vorhanden aber Anlage erfüllt ihren Zweck

• Mangelrüge mit Fristsetzung zur Instandsetzung
  Mangel muss instandgesetzt werden innerhalb der gesetzten Frist

• Mangelrüge zur sofortigen Instandsetzung
  Mangel sehr gravierend, Einschränkungen des Betriebsablaufs, Gefahr für Leib und Leben

• Mangelrüge mit Androhung Ersatzvornahme
  Eskalation wenn Firma gesetzte Fristen verstreichen lassen hat oder sich weigert tätig zu werden

Leider können hier keine gesetzlich festgelegten Fristen genannt werden. Jedoch sollten diese Fristen so gesetzt werden, dass die Errichterfirmen genügend Zeit haben die Mängel zu beseitigen.

Bei Mängeln die eine Gefahr für Leib und Leben darstellen, muss eine evtl. Sicherung seitens des Auftragsgebers erfolgen. Kosten hierfür können der Errichterfirma übertragen werden. Das Gleiche gilt auch für wesentliche Einschränkungen des Betriebs. Natürlich kommt es dann auch auf den Betrieb an. Z.B. ist der Betrieb eines Krankenhauses bestimmt wichtiger als der Betrieb eines Vertriebsbüros.

Bei der Fristsetzung kommt es auch darauf an wieweit eine Errichterfirma vom Schadenort entfernt ist. Innerhalb der BRD sollte aber eine Frist von zwei Tagen bei wesentlichen Mängeln ausreichen. Hierin ist die Anfahrt schon enthalten. Sonn- und Feiertage sind zu berücksichtigen.

Sofortige Ersatzvornahmen sind sehr problematisch. Trotz des Liegens der Beweislast bei der Errichterfirma kann es hier vorkommen, dass der Auftraggeber auf den Kosten sitzenbleibt. Hier empfiehlt es sich schon im VOB-Werkvertrag entsprechende Vereinbarungen zu treffen und sich juristischen Rat einzuholen.