Wenn mehrere Gewerke funktionieren und das Gesamtsystem trotzdem nicht funktioniert
Besonders anspruchsvoll sind Mängel, deren Ursache nicht eindeutig einem einzelnen Bauteil oder Vertragspartner zugeordnet werden kann. Die Lüftungsanlage funktioniert, die Gebäudeautomation arbeitet und die Sensoren liefern Werte – trotzdem wird der gewünschte Raumzustand nicht erreicht. Oder eine Brandfallfunktion versagt, obwohl mehrere beteiligte Einzelanlagen für sich betrachtet betriebsbereit erscheinen.
Solche Schnittstellenmängel gehören zu den typischen Problemfeldern komplexer Gebäude, werden auf der bestehenden Microsite aber noch nicht als eigener Anwendungsbereich behandelt. Die vorhandene Struktur sieht zwar Verantwortungszuordnung und Kommunikation vor, eine Mehrparteienlogik fehlt jedoch.
Mehrparteienfälle im Mängelmanagement koordinieren
Bei einem Schnittstellenproblem sollte zunächst die fehlende Gesamtfunktion beschrieben werden.
Beispiel:
Nicht:
„GLT-Mangel.“
Sondern:
„Bei Wärmebedarf wird das Heizregister in RLT-Anlage 4 nicht ausreichend durchströmt; der geforderte Raumzustand wird nicht erreicht.“
Danach wird untersucht, welche Komponenten an dieser Funktion beteiligt sind.
Je nach Sachverhalt können beteiligt sein:
Planung,
ausführendes Gewerk,
Gebäudeautomation,
Elektro,
hydraulische Systeme,
Maschinenlieferant,
Inbetriebnahme,
Betreiber,
Wartungsunternehmen.
Eine einfache Zuordnung zu dem Unternehmen, dessen Anlage den Fehler sichtbar meldet, ist häufig falsch.
Es gibt zwei unterschiedliche Fragen:
Technische Schnittstelle: Welche Systeme müssen zusammenwirken?
Vertragliche Schnittstelle: Wer schuldete welche Leistung beziehungsweise Koordination?
Diese Ebenen sollten nicht vermischt werden.
Das FM liefert hierzu technische Fakten und Vertragsbezüge; strittige rechtliche Bewertungen gehören bei Bedarf in die zuständige Vertrags- oder Rechtsfunktion.
Gemeinsame technische Klärung organisieren
Bei mehreren Beteiligten kann ein gemeinsamer Termin sinnvoller sein als nacheinander geführte Einzelkommunikation.
Vorab sollten jedoch Fakten vorliegen:
Fehlerbild,
Systemdaten,
Planunterlagen,
Inbetriebnahmeprotokolle,
bisherige Stellungnahmen.
Ziel des Termins ist nicht die spontane Schuldzuweisung, sondern ein gemeinsames technisches Verständnis.
Verantwortung nicht durch gegenseitige Verweise verlieren
Ein typisches Risiko besteht darin, dass jeder Beteiligte auf eine andere Schnittstelle verweist.
Deshalb sollte der Vorgang zentral beim Auftraggeber geführt werden.
Für jede offene Frage wird dokumentiert:
wer Stellung nehmen muss,
welcher Nachweis fehlt,
welcher Test erforderlich ist,
welcher Termin gilt.
So bleibt die Fallsteuerung erhalten.
Integrale Tests nutzen
Bei systemübergreifenden Funktionen können gemeinsame Funktions- oder Belastungstests erforderlich sein.
Dabei wird nicht nur geprüft, ob Einzelkomponenten laufen, sondern ob das Gesamtsystem den geschuldeten Zweck erfüllt.
Kosten zunächst nachvollziehbar erfassen
Auch wenn die Verantwortlichkeit noch ungeklärt ist, können bereits Kosten für Diagnostik, Ersatzmaßnahmen oder Betriebsbeeinträchtigungen entstehen.
Diese sollten getrennt dokumentiert werden.
Mehrere Ursachen zulassen
Komplexe Mängel können tatsächlich mehrere Ursachen haben.
Beispielsweise kann eine falsche Planung durch zusätzliche Ausführungsabweichungen verschärft werden.
Die technische Analyse sollte diese Möglichkeit offenhalten.
Gesamtsystem statt Schuldgrenzen steuern
Schnittstellenmängel erfordern besonders diszipliniertes Management.
Die zentrale Frage lautet zunächst nicht:
„Wer ist schuld?“
Sondern:
„Welche Gesamtfunktion ist gestört, welche Systeme und Vertragspartner wirken daran mit und welche Fakten benötigen wir, um Ursache und Verantwortlichkeit belastbar zu klären?“
Damit verhindert das FM, dass komplexe Mängel zwischen Gewerken und Unternehmen organisatorisch verloren gehen.
