Ansprüche prüfen, bevor die Zeit zum Handeln knapp wird
Mängelansprüche gehen in der Praxis nicht nur deshalb verloren, weil ein Mangel übersehen wurde. Ein erhebliches Risiko entsteht auch dann, wenn Anlagen und Bauteile vor Ablauf relevanter Fristen nicht noch einmal systematisch betrachtet werden. Die Microsite behandelt versäumte Gewährleistungsfristen bereits als eigenständiges Risiko und empfiehlt, auslaufende Gewährleistungen aktiv zu überwachen. Auch die Startseite weist darauf hin, betroffene Anlagen vor Fristablauf gezielt zu inspizieren.
Eine Gewährleistungsbegehung schafft daraus einen planbaren FM-Prozess.
Auslaufende Fristen sollten mehrere Monate vorher sichtbar werden. Wie viel Vorlauf erforderlich ist, hängt insbesondere von Anzahl und Komplexität der betroffenen Gewerke ab.
Für ein einzelnes Gerät kann eine kompakte Prüfung genügen. Bei einem Neubau mit umfangreicher TGA, Gebäudehülle, Außenanlagen und Dokumentation muss dagegen ausreichend Zeit für Begehungen, technische Untersuchungen, Mangelanzeigen und gegebenenfalls Nachmessungen vorhanden sein.
Vertrags- und Abnahmedaten zuerst klären
Vor der technischen Begehung ist zu bestimmen, welche Leistungen tatsächlich betrachtet werden müssen.
Benötigt werden insbesondere:
Vertrag beziehungsweise Bestellung,
Abnahme- oder Übergabedatum,
vereinbarte Fristen,
Anlagen- und Bauteillisten,
bisherige Mängelvorgänge,
Wartungshistorie,
frühere Nachbesserungen.
Bei Werkverträgen nach BGB beginnt die Verjährung für die in § 634a Abs. 1 Nr. 1 und 2 genannten Ansprüche grundsätzlich mit der Abnahme; die konkrete Frist hängt von der Art des Werks ab. Vertragliche Besonderheiten sind zusätzlich zu prüfen.
Begehung risikobasiert vorbereiten
Nicht jedes Bauteil benötigt dieselbe Prüftiefe.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen:
bereits auffällige Anlagen,
wiederholt nachgebesserte Komponenten,
sicherheitsrelevante Systeme,
schwer zugängliche Bauteile,
technisch hoch belastete Anlagen,
bekannte Dokumentationsdefizite.
Die vorhandene Störungs- und Mängelhistorie sollte deshalb in die Auswahl einfließen.
Betriebserfahrung aktiv einbeziehen
Die Instandhaltung kennt häufig Probleme, die in Abnahmeunterlagen nicht erkennbar sind.
Zu fragen ist beispielsweise:
Welche Anlage fällt ungewöhnlich oft aus?
Welche Komponenten mussten bereits mehrfach ersetzt werden?
Wo treten Leckagen, Fehlalarme oder Funktionsprobleme auf?
Welche Sollwerte werden dauerhaft nicht erreicht?
Damit wird die Begehung zu einer Verbindung aus Projekt- und Betriebserfahrung.
Feststellungen sofort klassifizieren
Nicht jede Auffälligkeit ist automatisch ein Mangelanspruch.
Feststellungen können zunächst beispielsweise eingestuft werden als:
kein Handlungsbedarf,
technisch weiter untersuchen,
möglicherweise gewährleistungsrelevant,
formal anzuzeigen,
bereits bekannter offener Vorgang.
Diese Trennung verhindert hektische Sammelrügen ohne fachliche Prüfung.
Beweise sichern, bevor eingegriffen wird
Bei relevanten Auffälligkeiten sind Fotos, Messwerte, Alarmhistorien und gegebenenfalls ausgetauschte Bauteile zu sichern. Die Microsite legt zu Recht großen Wert darauf, Fakten, Annahmen und Bewertungen voneinander zu trennen.
Das Ergebnis sollte in einem Gewährleistungsreview zusammengeführt werden:
Welche Ansprüche sind offen?
Welche Mängelanzeigen müssen erfolgen?
Welche technischen Untersuchungen fehlen?
Welche Sicherheiten sind betroffen?
Welche Vorgänge können geschlossen werden?
Eine Gewährleistungsbegehung ist damit keine zusätzliche allgemeine Gebäudeinspektion. Sie verfolgt einen klaren Zweck:
Vor dem Verlust möglicher Rechte noch einmal systematisch prüfen, welche technischen, baulichen und dokumentarischen Abweichungen bestehen und welche davon formal weiterzuverfolgen sind.
So wird aus einem kalendarischen Fristende ein kontrollierter Entscheidungspunkt des Facility Managements.
