Anlagenverzeichnis

Anlagennummer, Standort, Gebäude- bzw. Funktionsbereich, Gewerk, Anlagen- oder Bauteiltyp, Zuordnung zum Anlagenverzeichnis sowie eindeutige Kennzeichnung im CAFM- oder Mängelmanagementsystem. Zusätzlich werden Abnahmebereich, Vertragsbezug, ausführender Auftragnehmer, Fachplaner, Hersteller sowie relevante Schnittstellen zu anderen Gewerken dokumentiert.

Hersteller / Typ, Serien-Nr., Baujahr, Inbetriebnahme- und Abnahmedatum, vorhandene CE-/EG-Konformitätserklärung, technische Grunddaten und wesentliche Ausstattungsmerkmale. Soweit für die Anspruchsbewertung erforderlich, werden Bestandsunterlagen, Revisionspläne, Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Prüfprotokolle sowie Fotodokumentationen dem Stammdatenblatt zugeordnet.

Anspruchs- und Mängeldaten: Art des Mangels, Datum der Feststellung, Melder, betroffener Bereich, Mangelbeschreibung, Schadensbild, Priorität, mögliche Auswirkungen auf Betrieb, Sicherheit oder Verfügbarkeit sowie Zuordnung zu Gewährleistung, Garantie, Wartung oder Betreiberverantwortung. Die Bewertung erfolgt technisch nachvollziehbar und ohne abschließende rechtliche Anspruchsprüfung, sofern diese nicht ausdrücklich beauftragt ist.

Vertrags- und Fristendaten: Vertragsnummer, Leistungsverzeichnis-Position, Abnahmeprotokoll, Beginn und Ende der Verjährungsfrist für Mängelansprüche, gesetzte Fristen, Nachfristtermine, Termine zur Mängelbeseitigung sowie Nachverfolgung offener Rückmeldungen. Relevante Regelungen aus VOB/B oder BGB, sofern vertraglich vereinbart, werden als Bezug dokumentiert.

Status- und Kommunikationsdaten: aktueller Bearbeitungsstatus, verantwortlicher Ansprechpartner beim Auftraggeber, Auftragnehmer und Betreiber, versandte Mangelanzeigen, Rückmeldungen, Terminabstimmungen, Begehungsprotokolle und Nachweise zur Mängelbeseitigung. Der Status ist regelmäßig im CAFM- bzw. Mängelmanagementsystem zu aktualisieren.

Prüf- und Nachweisdaten: Verweise auf Anlagenbuch, Prüf- und Wartungsnachweise, Abnahme- und Inbetriebnahmeprotokolle, Sachverständigen- oder DGUV-Prüfungen, Fotodokumentation, Messprotokolle, Funktionsnachweise und relevante Korrespondenz. Nach Abschluss der Mängelbeseitigung werden Abnahme der Nachbesserung, Restmängel, Fristfortschreibung und Archivierung der Nachweise dokumentiert.

Mängelbewertung & Anspruchskonzept: Der Auftraggeber bzw. Betreiber legt auf Basis der Vertrags-, Abnahme- und Bestandsunterlagen fest, welche Anlagen und Bauteile im Anlagenverzeichnis für das Mängelanspruchsmanagement zu führen sind. Dazu gehören die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten, die Bewertung der Anspruchsrelevanz, die Erfassung von Gewährleistungs- und Verjährungsfristen sowie die Festlegung des Vorgehens zur Mängelmeldung, Nachverfolgung und Dokumentation. Alle relevanten Vorgänge werden im CAFM- oder Mängelmanagementsystem abgebildet.

Mängelerfassung und Nachverfolgung: Festgestellte Mängel werden je Anlage oder Bauteil eindeutig dokumentiert, einschließlich Standort, Gewerk, Mangelbeschreibung, Fotodokumentation, Priorität, Auswirkung auf Betrieb und Sicherheit sowie verantwortlichem Auftragnehmer. Die Bearbeitung umfasst die Prüfung vorhandener Nachweise, die Vorbereitung von Mangelanzeigen, die Fristenverfolgung, die Terminabstimmung zur Mängelbeseitigung sowie die Überwachung der fristgerechten Rückmeldung und Nachbesserung. Technische Prüfungen und Bewertungen erfolgen durch fachkundige Personen; rechtliche Bewertungen oder Anspruchsdurchsetzungen erfolgen nur durch den Auftraggeber bzw. hierzu befugte Stellen.

Anlagen- und Mängelakte je Anlage führen: Für jede anspruchsrelevante Anlage wird eine Anlagen- und Mängelakte geführt und zur Einsicht bereitgehalten. Abzulegen sind insbesondere Abnahmeprotokolle, Vertrags- und LV-Bezüge, Prüf- und Wartungsnachweise, Fotodokumentationen, Mangelanzeigen, Schriftverkehr, Termin- und Fristenübersichten, Nachweise zur Mängelbeseitigung sowie Protokolle zur Abnahme der Nachbesserung. Die Dokumentation ist mit dem Anlagenverzeichnis, dem CAFM-System und den Betreiberunterlagen zu verknüpfen, um eine nachvollziehbare Anspruchssicherung gegenüber Auftragnehmern, Fachplanern, Versicherern oder Sachverständigen zu ermöglichen.