Leistungsverzeichnis

Beschreibung: Systematische Erfassung und Bewertung bestehender oder neu gemeldeter Mängelansprüche für Gebäude, Anlagen, technische Systeme oder beauftragte Leistungen. Dabei werden Mängelart, Standort, Dringlichkeit, mögliche Auswirkungen auf Betrieb und Nutzung, zuständiger Vertragspartner, Gewährleistungsfristen sowie vorhandene Nachweise geprüft. Auf dieser Grundlage werden weitere Maßnahmen, Fristen, Verantwortlichkeiten, Dokumentationsanforderungen und Eskalationswege festgelegt.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang oder Mängelgruppe

Menge / Ansatz: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer nachvollziehbaren Anspruchsverfolgung auf Grundlage von Vertrag, Abnahmeunterlagen, Gewährleistungsfristen, BGB und – soweit vereinbart – VOB/B.

Nachweis / Dokumentation: Schriftliche Erstbewertung, Mängelbeschreibung, Fotodokumentation, Fristenübersicht, Zuordnung der Verantwortlichkeit, Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten und Terminen, Eintrag im Mängelregister oder CAFM-System.

Qualifikation: Fachkundige Person mit Erfahrung im technischen Gebäudebetrieb, Vertrags- und Gewährleistungsmanagement sowie gewerkespezifischem Verständnis.

Mitwirkung des Auftraggebers: Bereitstellung von Vertragsunterlagen, Abnahmeprotokollen, Gewährleistungsübersichten, technischen Dokumentationen, vorhandenen Mängelmeldungen, Ansprechpartnern und Zugang zu den betroffenen Bereichen.

Lieferumfangsabgrenzung: Rechtliche Bewertungen, Gutachten, besondere technische Untersuchungen, Laboranalysen oder Sachverständigenleistungen sind nicht enthalten und müssen bei Bedarf gesondert beauftragt werden.

Beschreibung: Fachliche und dokumentarische Prüfung eines Mängelvorgangs vor Anerkennung der Mängelbeseitigung oder Abschluss des Vorgangs. Eine geeignete fachkundige Person prüft, ob die gemeldeten Mängel nachvollziehbar bearbeitet, die erforderlichen Nachweise erbracht und die vereinbarten Maßnahmen vollständig umgesetzt wurden. Die Prüfung umfasst insbesondere die Sichtung der Dokumentation, den Abgleich mit der ursprünglichen Mängelmeldung, die Kontrolle von Fotos, Protokollen, Rückmeldungen und gegebenenfalls eine Vor-Ort-Prüfung. Bei erfolgreicher Prüfung wird der Vorgang zum Abschluss empfohlen und entsprechend im Mängelregister dokumentiert.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Der Auftragnehmer organisiert die Prüfung durch eine geeignete fachkundige Person oder, falls erforderlich, durch externe Fachplaner oder Sachverständige. Die Prüfung ist Voraussetzung für einen nachvollziehbaren Abschluss des Mängelvorgangs und sollte zeitnah nach gemeldeter Mängelbeseitigung erfolgen. Festgestellte Restmängel, fehlende Nachweise oder offene Punkte sind zu dokumentieren und an den Auftraggeber sowie die verantwortlichen Unternehmen zurückzumelden. Erforderliche Nacharbeiten, weitere Prüfungen oder rechtliche Bewertungen sind nicht Bestandteil dieser Position und gesondert zu beauftragen.

Beschreibung: Fachgerechte Einrichtung eines strukturierten Mängelanspruchsmanagements für ein Projekt, eine Liegenschaft oder einen definierten Vertragsbereich. Dies umfasst die Aufnahme vorhandener Mängeldaten, die Festlegung von Prozessen, Zuständigkeiten, Fristen, Eskalationswegen und Dokumentationsanforderungen sowie die Einrichtung eines Mängelregisters, CAFM-Systems oder vergleichbaren Nachverfolgungstools. Ziel ist es, eine vollständige, nachvollziehbare und fristgerechte Bearbeitung aller Mängelansprüche sicherzustellen.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Die Initialisierung erfolgt auf Grundlage der vorhandenen Vertragsunterlagen, Abnahmeprotokolle, Gewährleistungslisten, technischen Dokumentationen und bisherigen Mängelmeldungen. Sie bildet die Grundlage für die laufende Mängelbearbeitung, Fristenkontrolle und Berichterstattung. Beteiligte Fachbereiche oder Ansprechpartner des Auftraggebers können während der Einrichtung eingebunden werden, um Zuständigkeiten und Kommunikationswege abzustimmen. Rechtliche Anspruchsprüfung oder verbindliche Entscheidungen zur Durchsetzung von Ansprüchen sind nicht Bestandteil dieser Position.

Beschreibung: Fachliche Prüfung eines Mängelvorgangs vor Anerkennung der Mängelbeseitigung oder Abschluss des Vorgangs, einschließlich Dokumentationsprüfung, Plausibilitätskontrolle und gegebenenfalls Vor-Ort-Abgleich. Enthalten sind die Erstellung eines Prüf- oder Abschlussvermerks, die Aktualisierung des Mängelregisters sowie die Ablage der relevanten Nachweise.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer nachvollziehbaren Anspruchsverfolgung auf Grundlage von Vertrag, Abnahmeunterlagen, Gewährleistungsfristen, BGB und – soweit vereinbart – VOB/B.

Qualifikation: Fachkundige Person mit Erfahrung im technischen Gebäudebetrieb, Vertrags- und Gewährleistungsmanagement.

Mitwirkung des Auftraggebers: Bereitstellung der Mängelmeldung, Vertrags- und Abnahmeunterlagen, Fotodokumentation, Schriftverkehr, Nachweise der Mängelbeseitigung und Zugang zu den betroffenen Bereichen.

Beschreibung: Wiederkehrende Prüfung aller offenen und abgeschlossenen Mängelansprüche zur Sicherstellung einer fristgerechten und nachvollziehbaren Bearbeitung. Dabei werden Fristen, Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände, Nachweise und Eskalationsbedarfe geprüft. Ergebnis ist ein Statusbericht mit Übersicht offener Punkte, kritischer Fristen und Handlungsempfehlungen.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Das Prüfintervall richtet sich nach Vertragsvorgaben, Gewährleistungsfristen und Risiko der jeweiligen Mängel. Bei kritischen Fristen, sicherheitsrelevanten Mängeln oder strittigen Zuständigkeiten ist eine kurzfristige Abstimmung mit dem Auftraggeber erforderlich. Rechtliche Bewertungen sind nicht Bestandteil dieser Position.

Beschreibung: Einrichtung und laufende Pflege eines Mängelregisters in physischer oder digitaler Form für ein Objekt, Projekt oder einen definierten Vertragsbereich. Erfasst werden alle Mängelmeldungen, Fristen, Verantwortlichkeiten, Maßnahmen, Rückmeldungen, Nachweise und Abschlussvermerke. Dadurch wird eine nachvollziehbare Historie für interne Prüfungen, Audits, Übergaben oder rechtliche Klärungen sichergestellt.

Einheit: Jahrespauschale, je Objekt / Vertragsbereich

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Nachvollziehbare Dokumentation und Fristenkontrolle im Rahmen der Gewährleistungs- und Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Erstellung und Pflege eines objekt- oder projektspezifischen Fristen- und Maßnahmenplans für alle relevanten Mängelansprüche. Erfasst werden Gewährleistungsfristen, Verjährungsfristen, Rückmeldefristen, Nachbesserungstermine, Eskalationsstufen und offene Nachweise. Der Auftragnehmer überwacht Fälligkeiten, erinnert verantwortliche Parteien und stellt Übersichten für Auftraggeber, Fachbereiche und Audits bereit.

Einheit: Jahrespauschale, je Standort / Projekt

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer termingerechten und dokumentierten Anspruchsverfolgung aus Vertrag, BGB und – soweit vereinbart – VOB/B.

Beschreibung: Kurzposition für die jährliche Prüfung offener Mängelvorgänge: Kontrolle von Bearbeitungsstand, Fristen, Zuständigkeiten, Dokumentation und erforderlichen Nachweisen. Erstellung eines Prüfberichts und Aktualisierung des Mängelregisters.

Einheit: Stück, je Mängelgruppe / Prüftermin

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Fristenkontrolle und nachvollziehbare Dokumentation zur Sicherung bestehender Mängelansprüche.

Qualifikation: Fachkundige Person mit Erfahrung im Mängel-, Vertrags- und Gewährleistungsmanagement.

Beschreibung: Anlassbezogene Prüfung eines Mängelvorgangs nach Schaden, besonderem Ereignis, Nutzungseinschränkung, Streitfall oder längerer Nichtbearbeitung. Der Fokus liegt auf der Bewertung des Sachstands, der Dringlichkeit, der Verantwortlichkeit und der notwendigen weiteren Maßnahmen. Das Ergebnis wird als Status- oder Entscheidungsvorlage dokumentiert.

Einheit: Stück, je Anlass / Mängelvorgang

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherung von Ansprüchen und Nachweisen bei kritischen oder eskalierten Mängelfällen.

Beschreibung: Fachliche Prüfung komplexer, sicherheitsrelevanter oder strittiger Mängel durch geeignete Fachkundige, Fachplaner oder Sachverständige. Enthalten sind die Sichtung der Unterlagen, die Bewertung der technischen Sachlage, die Prüfung vorhandener Nachweise und die Erstellung einer fachlichen Stellungnahme als Grundlage für weitere Entscheidungen.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang / Termin

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung einer belastbaren und nachvollziehbaren Anspruchsverfolgung bei technisch anspruchsvollen Mängeln.

Beschreibung: Prüfung von Mängeln, die Auswirkungen auf Betriebssicherheit, Verkehrssicherheit, Nutzungssicherheit oder Schutzfunktionen haben können. Enthalten sind die Priorisierung, die Abstimmung von Sofortmaßnahmen, die Nachverfolgung der Mängelbeseitigung und die Dokumentation der Ergebnisse. Erforderliche Sicherungsmaßnahmen werden dem Auftraggeber unverzüglich empfohlen.

Einheit: Stück, je definierter Mängelgruppe

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung bei der Nachverfolgung und Dokumentation sicherheitsrelevanter Mängel im Gebäudebetrieb.

Beschreibung: Prüfung von Mängelansprüchen im Zusammenhang mit Zugängen, Verkehrswegen, Wartungsbereichen, technischen Räumen oder nutzungsrelevanten Bereichen. Dazu gehören die Bewertung von Einschränkungen, fehlenden Sicherungen, mangelhafter Kennzeichnung oder unzureichender Zugänglichkeit sowie die Nachverfolgung der erforderlichen Nachbesserung. Das Ergebnis dient als Grundlage für weitere Maßnahmen und Priorisierungen.

Einheit: Stück

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung der nachvollziehbaren Bearbeitung von Mängeln mit Bezug zu Nutzung, Zugang und Verkehrssicherheit.

Beschreibung: Regelmäßige operative Bearbeitung und Prüfung von Mängelansprüchen für Gebäude, technische Anlagen oder beauftragte Leistungen. Dies umfasst die Sichtung neuer Mängelmeldungen, die Aktualisierung bestehender Vorgänge, die Fristenkontrolle, die Abstimmung mit verantwortlichen Unternehmen, die Prüfung eingereichter Nachweise sowie die Dokumentation des aktuellen Bearbeitungsstands. Wiederkehrende Mängel, Verzögerungen oder unvollständige Rückmeldungen werden bewertet und mit Handlungsempfehlungen versehen. Kleinere Abstimmungen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen sind enthalten. Erstellung eines Bearbeitungsberichts mit offenen Punkten, abgeschlossenen Vorgängen, kritischen Fristen und empfohlenen weiteren Maßnahmen. Eintrag in das Mängelregister, CAFM-System oder ein vergleichbares Dokumentationstool.

Einheit: Pauschale, je Bearbeitungstermin

Menge: 1

Hinweise: Die Bearbeitungsintervalle richten sich nach Vertragsvorgaben, Anzahl und Kritikalität der Mängel, Gewährleistungsfristen und Abstimmung mit dem Auftraggeber. Termine werden so koordiniert, dass laufende Betriebsabläufe möglichst wenig beeinträchtigt werden. Die Bearbeitung erfolgt durch fachkundige Personen mit Erfahrung im technischen Gebäudebetrieb und Gewährleistungsmanagement. Rechtliche Prüfungen, Sachverständigengutachten und umfangreiche technische Sonderprüfungen sind nicht enthalten und müssen gesondert beauftragt werden.

Beschreibung: Prüfung einzelner Mängel an technischen Komponenten oder Bauteilen im Rahmen des Mängelanspruchsmanagements. Dies umfasst die Sichtung der Mängelmeldung, vorhandener Fotos, Prüfberichte, Wartungsunterlagen und Rückmeldungen der Beteiligten. Der festgestellte Sachverhalt wird dokumentiert und mit einer Empfehlung zur weiteren Anspruchsverfolgung versehen.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Die Prüfung erfolgt auf Grundlage der verfügbaren Unterlagen, Vertragsregelungen, Abnahmeprotokolle und Gewährleistungsfristen. Erforderliche Sonderprüfungen, Gutachten oder Laboranalysen sind nicht enthalten und müssen gesondert beauftragt werden.

Beschreibung: Systematische Erfassung und Erstbewertung von Mängelansprüchen für ein Gebäude, eine Anlage, ein Gewerk oder einen definierten Vertragsbereich. Dabei werden Art, Umfang, Ursache, Verantwortlichkeit, Fristen und vorhandene Nachweise geprüft. Daraus werden Maßnahmen, Zuständigkeiten und weitere Bearbeitungsschritte abgeleitet.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang

Menge / Ansatz: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer nachvollziehbaren Anspruchsverfolgung auf Grundlage von Vertrag, Abnahmeunterlagen, BGB und – soweit vereinbart – VOB/B.

Nachweis / Dokumentation: Erstbewertung, Mängelbeschreibung, Fotodokumentation, Fristenübersicht, Maßnahmenplan und Eintrag im Mängelregister.

Qualifikation: Fachkundige Person mit Erfahrung im technischen Gebäudebetrieb, Vertrags- und Gewährleistungsmanagement.

Mitwirkung des Auftraggebers: Bereitstellung von Vertragsunterlagen, Abnahmeprotokollen, Gewährleistungslisten, technischen Dokumentationen und Ansprechpartnern.

Lieferumfangsabgrenzung: Rechtliche Bewertungen, Sachverständigengutachten und besondere technische Untersuchungen sind nicht enthalten.

Beschreibung: Überprüfung und Aktualisierung bestehender Mängelbewertungen bei neuen Erkenntnissen, geänderten Zuständigkeiten, zusätzlichen Nachweisen, wiederkehrenden Mängeln oder Friständerungen. Die vorhandenen Angaben werden mit dem aktuellen Bearbeitungsstand abgeglichen. Maßnahmenplan, Fristenübersicht und Mängeldokumentation werden entsprechend aktualisiert.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Laufende Sicherung der Nachvollziehbarkeit und Fristenkontrolle im Rahmen der Mängelanspruchsverfolgung.

Beschreibung: Regelmäßige oder anlassbezogene Aktualisierung bestehender Mängelbewertungen, zum Beispiel bei Projektänderungen, neuen technischen Erkenntnissen, unvollständiger Mängelbeseitigung oder wiederholten Verzögerungen. Dabei werden Fristen, Zuständigkeiten, Nachweise und Bearbeitungsstände überprüft und fortgeschrieben.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer aktuellen, prüffähigen und nachvollziehbaren Mängeldokumentation.

Beschreibung: Prüfung eines Mängelvorgangs nach Änderung, Ergänzung oder nachträglicher Bearbeitung. Dies umfasst die Sichtung neuer Nachweise, die Prüfung der ausgeführten Nachbesserung, den Abgleich mit der ursprünglichen Mängelmeldung und die Bewertung, ob der Vorgang abgeschlossen oder weiterverfolgt werden muss. Das Ergebnis wird in einem Prüfvermerk dokumentiert.

Einheit: Stück

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherung der Nachvollziehbarkeit vor Anerkennung, Abschluss oder weiterer Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Planmäßige Bearbeitung bestehender Mängelvorgänge nach vereinbartem Prüf- und Maßnahmenplan. Enthalten sind Fristenkontrolle, Statusprüfung, Abstimmung mit verantwortlichen Unternehmen, Prüfung eingereichter Nachweise und Aktualisierung der Mängeldokumentation. Zusätzlich wird eine Liste offener Punkte und empfohlener Maßnahmen erstellt.

Einheit: Pauschale je Bearbeitungstermin / Mängelbereich

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung der fristgerechten und strukturierten Bearbeitung von Mängelansprüchen.

Beschreibung: Vertiefte Bearbeitung einzelner technischer Mängelfälle, sofern eine einfache Statusprüfung nicht ausreicht. Dies umfasst die Sichtung technischer Unterlagen, Abstimmung mit Fachunternehmen, Prüfung der Nachbesserungsnachweise und Dokumentation der weiteren Bearbeitungsschritte.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang

Menge: n. b.

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer belastbaren technischen Grundlage für die weitere Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Zwischenprüfung kritischer oder länger offener Mängelvorgänge zwischen den regulären Statusprüfungen. Ziel ist die frühzeitige Erkennung von Verzögerungen, fehlenden Rückmeldungen, unvollständigen Nachweisen oder drohenden Fristversäumnissen. Das Ergebnis wird in einem Kurzbericht mit Priorisierung und Handlungsempfehlung dokumentiert.

Einheit: Stück, je Mängelvorgang / Termin

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Risikoorientierte Fristen- und Maßnahmenkontrolle innerhalb des Mängelanspruchsmanagements.

Beschreibung: Kurzfristige Bearbeitung eines dringenden oder eskalierten Mängelfalls. Der Auftragnehmer nimmt den Vorgang auf, prüft den Sachstand, klärt Zuständigkeiten, bewertet Dringlichkeit und Risiken und leitet erste Abstimmungen mit Auftraggeber, ausführenden Unternehmen oder Fachstellen ein. Ziel ist die schnelle Sicherung von Nachweisen, Fristen und erforderlichen Sofortmaßnahmen.

Einheit: Pauschale, je Einsatz

Menge: 1

Hinweise: Die Pauschale umfasst die Erstaufnahme, Sofortbewertung, Abstimmung und Dokumentation innerhalb des vereinbarten Zeitumfangs. Weitergehende technische Prüfungen, rechtliche Bewertungen oder umfangreiche Nachverfolgung werden gesondert beauftragt.

Beschreibung: Durchführung operativer Bearbeitungsschritte im Mängelanspruchsmanagement nach Zeitaufwand. Dies umfasst Recherche, Dokumentenprüfung, Abstimmung mit Beteiligten, Erstellung von Statusvermerken, Nachforderung fehlender Unterlagen und Aktualisierung des Mängelregisters. Nach Abschluss wird der Bearbeitungsstand an den Auftraggeber übergeben.

Einheit: Stunde

Menge: 8

Hinweise: Der Stundensatz umfasst die Arbeitszeit einer fachkundigen Person. Externe Leistungen, Sachverständige, Rechtsberatung, Reisen oder besondere technische Prüfungen werden gesondert abgerechnet. Alle Tätigkeiten werden nachvollziehbar dokumentiert.

Beschreibung: Bündelung und Bearbeitung geplanter Maßnahmen auf Grundlage vorhandener Mängellisten, Prüfberichte, Abnahmeprotokolle oder Statusberichte. Ziel ist die strukturierte Abarbeitung offener Punkte innerhalb abgestimmter Bearbeitungsfenster. Nach Abschluss werden Mängelregister, Fristenübersicht und Maßnahmenstatus aktualisiert.

Einheit: Pauschale, je vereinbartem Maßnahmenpaket

Menge: 1

Hinweise: Umfang und Pauschale werden projektspezifisch auf Basis der vorhandenen Mängel- oder Maßnahmenliste festgelegt. Rechtliche Anspruchsdurchsetzung und externe Gutachten sind nicht enthalten.

Beschreibung: Kurzfristige Aufnahme und Erstdiagnose eines gemeldeten Mangels, einschließlich Prüfung der Mängelbeschreibung, Sichtung vorhandener Nachweise, Bewertung der Dringlichkeit und Festlegung erster Bearbeitungsschritte. Das Ergebnis wird in einem Ereignis- oder Statusbericht dokumentiert.

Einheit: Pauschale je Einsatz, inkl. definierter Bearbeitungszeit

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherung von Fristen, Nachweisen und Entscheidungsgrundlagen bei dringenden Mängelmeldungen.

Beschreibung: Zeitbasierte Bearbeitung technischer, organisatorischer oder dokumentarischer Mängelfälle. Enthalten sind Sachverhaltsklärung, Abstimmung mit Fachbeteiligten, Prüfung der Nachbesserung, Aktualisierung der Dokumentation und Erstellung eines Bearbeitungsvermerks. Bei sicherheitsrelevanten Mängeln erfolgt eine gesonderte Priorisierung.

Einheit: Stunde, Fachkraft

Menge: n. b.

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung bei der Wiederherstellung eines ordnungsgemäßen und nachvollziehbar dokumentierten Zustands.

Beschreibung: Erweiterung eines bestehenden Mängelmanagementsystems um zusätzliche digitale Funktionen, zum Beispiel Fristenüberwachung, Status-Dashboards, automatische Erinnerungen oder strukturierte Eskalationslogik. Enthalten sind Abstimmung der Anforderungen, Einrichtung der Funktionen, Test der Abläufe und Dokumentation der Einstellungen.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Voraussetzung ist ein vorhandenes CAFM-, Ticket- oder Projektdokumentationssystem. Schnittstellen, Nutzerrechte, Datenqualität und Berichtsvorgaben sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Umfangreiche IT-Entwicklung ist nicht enthalten.

Beschreibung: Einrichtung einer mobilen Lösung zur Erfassung und Nachverfolgung von Mängeln vor Ort. Dies umfasst die Definition von Erfassungsfeldern, Fotodokumentation, Standortzuordnung, Verantwortlichkeiten, Statuswerten und Meldewegen. Ziel ist eine schnelle und nachvollziehbare Mängelerfassung im laufenden Gebäudebetrieb.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Die technische Umsetzung erfolgt auf Grundlage der vorhandenen Systemlandschaft. Nutzer sind in der Anwendung, Dokumentationsqualität und Meldewegen zu unterweisen. Datenschutz- und Zugriffsregelungen sind zu beachten.

Beschreibung: Modernisierung und Ergänzung bestehender Mängelmanagementprozesse zur Verbesserung von Transparenz, Fristenkontrolle und Bearbeitungsqualität. Dies kann die Einführung neuer Vorlagen, Statuslogiken, Eskalationsstufen, Berichtsmodule oder Schnittstellen zu CAFM- und Projektsystemen umfassen. Nach Umsetzung werden die Prozesse getestet und dokumentiert.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Die genaue Ausführung wird projektspezifisch festgelegt. Bestehende Mängeldaten dürfen durch die Umstellung nicht verloren gehen oder verfälscht werden. Rechtliche Bewertung von Ansprüchen ist nicht Bestandteil dieser Position.

Beschreibung: Aktualisierung oder Ablösung eines bestehenden Mängelregisters oder Workflow-Systems durch eine verbesserte Struktur. Enthalten sind Analyse der vorhandenen Daten, Festlegung neuer Status- und Verantwortlichkeitslogiken, Migration relevanter Mängelvorgänge und Test der Bearbeitungsabläufe.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Nach Abschluss sind Berichte, Fristenübersichten, Zuständigkeiten und Dokumentationslogik zu prüfen. Erforderliche Datenbereinigung oder Systemprogrammierung ist bei größerem Umfang gesondert zu vereinbaren.

Beschreibung: Ergänzung bestehender Mängelmanagementprozesse um Kontroll- und Eskalationsmechanismen. Dies umfasst zum Beispiel Wiedervorlagen, Eskalationsstufen, Prüfpflichten vor Abschluss, Vier-Augen-Freigaben oder gesonderte Kennzeichnung sicherheitsrelevanter Mängel. Die Wirksamkeit der Abläufe wird überprüft und dokumentiert.

Einheit: Stück

Menge: 1

Hinweise: Die Umsetzung erfolgt in Abstimmung mit den Entscheidungswegen des Auftraggebers. Zuständigkeiten, Fristen und Freigaberechte sind eindeutig festzulegen und im Prozesshandbuch oder Mängelregister abzubilden.

Beschreibung: Beschaffung, Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen für die Bearbeitung von Mängelansprüchen. Dazu gehören Vertragsunterlagen, Abnahmeprotokolle, Prüfberichte, Fotodokumentationen, Wartungsnachweise, Schriftverkehr und technische Dokumentationen. Die Unterlagen werden strukturiert abgelegt und dem jeweiligen Mängelvorgang zugeordnet.

Einheit: Stück

Menge: 5

Hinweise: Externe Kosten für Dokumentenbeschaffung, Archivzugriffe, Gutachten oder Sonderprüfungen sind nicht enthalten. Der Auftragnehmer prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und weist auf fehlende Nachweise hin.

Beschreibung: Zusatzleistung für besonders zeitkritische Beschaffung von Unterlagen oder Nachweisen im Zusammenhang mit Mängelansprüchen. Der Auftragnehmer organisiert kurzfristig die Einholung fehlender Dokumente, Rückmeldungen, Bestätigungen oder technischer Nachweise bei internen und externen Beteiligten.

Einheit: Pauschale, je Vorgang

Menge: 2

Hinweise: Diese Position wird nur bei ausdrücklicher Beauftragung oder besonderer Dringlichkeit abgerechnet. Art, Umfang und Frist der Unterlagenbeschaffung werden mit dem Auftraggeber abgestimmt und dokumentiert.

Beschreibung: Kurzposition zur Bearbeitung einzelner Dokumentationsvorgänge: Recherche fehlender Unterlagen, Prüfung der Verfügbarkeit, Anforderung bei Beteiligten, Zuordnung zum Mängelvorgang und Ablage im Mängelregister oder CAFM-System.

Einheit: Stück, je Teilvorgang

Menge: n. b.

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einer vollständigen und prüffähigen Dokumentationsbasis für die Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Aufbau und laufende Pflege einer objekt- oder projektspezifischen Ablagestruktur für Mängelunterlagen. Enthalten sind Definition von Dokumententypen, Ablagestruktur, Verantwortlichkeiten, Versionierung, Bestandsprüfung und Nachweisführung. Ziel ist eine jederzeit nachvollziehbare und auffindbare Dokumentationslage.

Einheit: Jahrespauschale, je Standort / Projekt

Menge: 1

Hinweise: Die Ablagestrategie wird mit dem Auftraggeber abgestimmt. Zugänge, Berechtigungen und Datenschutzanforderungen sind zu berücksichtigen. Dokumente werden regelmäßig mit dem Mängelregister abgeglichen.

Beschreibung: Analyse bestehender Mängelvorgänge im Hinblick auf Verjährungsrisiken, fehlende Nachweise, nicht verfügbare Ansprechpartner, wiederkehrende Schadensbilder oder organisatorische Risiken. Daraus werden Maßnahmen zur Sicherung von Ansprüchen, Verbesserung der Dokumentation oder Anpassung des Mängelprozesses abgeleitet.

Einheit: Stück, je Analyse / Maßnahmenpaket

Menge: 1

Hinweise: Die Ergebnisse werden mit dem Auftraggeber abgestimmt und in Fristenplanung, Berichtswesen und Prozessverbesserung übernommen. Rechtliche Bewertungen erfolgen durch den Auftraggeber oder dessen Rechtsberatung.

Beschreibung: Praxisorientierte Schulung für Betreiber, Nutzer oder Objektverantwortliche zur korrekten Meldung und Nachverfolgung von Mängeln. Inhalte sind Grundlagen des Mängelprozesses, Meldewege, Dokumentationsanforderungen, Fotodokumentation, Fristenbewusstsein und Verhalten bei sicherheitsrelevanten Mängeln. Die Schulung enthält praktische Beispiele aus dem Gebäudebetrieb.

Einheit: Pauschale, je Schulungstermin

Menge: 1

Hinweise: Geeignet als Grund- oder Auffrischungsschulung. Die Pauschale umfasst eine definierte Teilnehmergruppe, Schulungsunterlagen und Teilnahmebestätigungen. Der Auftraggeber stellt geeignete Räume oder digitale Schulungszugänge bereit.

Beschreibung: Fachliche Schulung für technisches Betriebs- und Instandhaltungspersonal zur Erkennung, Beschreibung und Dokumentation von Mängeln. Inhalte sind typische Schadensbilder, Abgrenzung von Betriebsmängeln und Gewährleistungsmängeln, Fotodokumentation, Sofortmaßnahmen, Meldewege und Übergabe an das Mängelanspruchsmanagement.

Einheit: Pauschale, je Schulungstermin

Menge: 1

Hinweise: Die Schulung wird auf die vorhandenen Anlagen, Gewerke und Prozesse des Auftraggebers abgestimmt. Sie verbessert die Qualität der Mängelmeldungen und unterstützt eine fristgerechte Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Erstellung oder Aktualisierung einer objekt- oder projektspezifischen Arbeitsanweisung für das Mängelanspruchsmanagement. Inhalte sind Meldewege, Mindestangaben bei Mängelmeldungen, Priorisierung, Fristenkontrolle, Eskalation, Dokumentation, Abschlussprüfung und Verantwortlichkeiten. Die Arbeitsanweisung wird zur Nutzung bereitgestellt und in Schulungen eingebunden.

Einheit: Stück, je Objekt / Prozess

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung einer einheitlichen, prüffähigen und nachvollziehbaren Bearbeitung von Mängelansprüchen.

Beschreibung: Durchführung einer jährlichen Auffrischung für beteiligte Personen im Mängelprozess. Inhalte sind Meldepflichten, Dokumentationsqualität, Fristen, Eskalationswege, Umgang mit sicherheitsrelevanten Mängeln und Zusammenarbeit mit Facility Management, Fachplanern und ausführenden Unternehmen. Die Teilnahme wird dokumentiert.

Einheit: Pauschale je Termin, bis zu definierter Teilnehmerzahl

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Sicherstellung einheitlicher Prozesskenntnisse und nachvollziehbarer Dokumentation im Gebäudebetrieb.

Beschreibung: Entwicklung und Einführung schriftlicher Prozessregeln für Mängelfälle mit mehreren beteiligten Gewerken, Dienstleistern oder Schnittstellen. Festgelegt werden Zuständigkeiten, Kommunikationswege, Freigaben, Eskalationsstufen und Übergabepunkte. Anschließend erfolgt eine Einweisung der betroffenen Beteiligten.

Einheit: Pauschale, je Prozess / Objektbereich

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Klare Organisation der Schnittstellen zur Sicherung einer nachvollziehbaren und fristgerechten Mängelbearbeitung.

Beschreibung: Erstellung und Bereitstellung von Checklisten für die systematische Erfassung, Prüfung und Nachverfolgung von Mängeln. Enthalten sind Mindestangaben, Fotodokumentation, Priorisierung, Fristen, Verantwortlichkeiten, Nachweise und Abschlusskriterien. Zusätzlich erfolgt eine kurze Einweisung zur Anwendung der Checklisten.

Einheit: Pauschale, je Objekt / Prozess

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Standardisierung der Mängeldokumentation und Unterstützung einer prüffähigen Anspruchsverfolgung.

Beschreibung: Kompakte Grund- oder Auffrischungsschulung für alle am Mängelprozess beteiligten Personen. Inhalte sind Grundlagen der Mängelmeldung, Fristen, Zuständigkeiten, Eskalation, Nachweisführung und Nutzung des Mängelregisters oder CAFM-Systems. Praktische Beispiele werden direkt am Prozess des Auftraggebers erläutert.

Einheit: Pauschale je Schulungstermin

Menge: 1

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Unterstützung der ordnungsgemäßen und einheitlichen Bearbeitung von Mängelansprüchen.

Beschreibung: Spezifische Schulung zur rechtssicheren und nachvollziehbaren Dokumentation von Mängeln im technischen Gebäudebetrieb. Inhalte sind vollständige Mängelbeschreibung, Fotodokumentation, Zeit- und Ortsangaben, Nachweisführung, Umgang mit Sofortmaßnahmen und Übergabe an das Mängelmanagement. Praktische Übungen erfolgen anhand typischer Mängelfälle.

Einheit: Pauschale je Schulungstermin

Menge: 1

Hinweise: Die Schulung unterstützt die Qualität der Dokumentation und reduziert Risiken durch unvollständige oder nicht nachvollziehbare Mängelmeldungen. Teilnahme und Inhalte werden dokumentiert.

Beschreibung: Telefonische oder digitale Unterstützung bei Fragen zu Mängelmeldungen, Statusabfragen, Fristen, Dokumentation oder Zuständigkeiten. Eine fachkundige Person unterstützt Auftraggeber, Nutzer oder Betriebsverantwortliche bei der Einordnung des Vorgangs und der nächsten Bearbeitungsschritte. Ergebnisse werden im Ticket- oder Mängelsystem dokumentiert.

Einheit: Stunde

Menge: 5

Hinweise: Die Unterstützung erfolgt während der vereinbarten Servicezeiten. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Unterlagen oder Systemzugänge verfügbar sind. Rechtliche Beratung ist nicht Bestandteil dieser Leistung.

Beschreibung: Live-Unterstützung bei der Aufnahme oder Prüfung von Mängeln vor Ort mittels Video- oder AR-gestützter Kommunikation. Vor-Ort-Personal überträgt Bild und Ton an eine fachkundige Person, die Hinweise zur Dokumentation, Bauteilzuordnung, Fotoperspektive und weiteren Bearbeitung gibt. Dies unterstützt eine schnelle und belastbare Mängelerfassung.

Einheit: Stunde

Menge: 2

Hinweise: Geeignete Endgeräte und eine stabile Datenverbindung sind erforderlich. Die AR-Unterstützung ersetzt keine Sachverständigenprüfung, kann jedoch die Qualität der Erstaufnahme und Dokumentation verbessern. Ergebnisse, Screenshots oder Checklisten werden im Mängelvorgang abgelegt.

Beschreibung: Kontinuierliche oder regelmäßige digitale Überwachung von Mängelstatus, Fristen, Rückmeldungen und Eskalationspunkten. Die Daten werden aus dem Mängelregister, CAFM-System oder Ticketsystem ausgewertet. Auffälligkeiten, kritische Fristen oder verzögerte Bearbeitungen werden dem Auftraggeber mit Handlungsempfehlungen gemeldet.

Einheit: Jahrespauschale, je Projekt / Standort

Menge: 1

Hinweise: Datenpunkte, Berichtsumfang, Grenzwerte und Eskalationswege werden mit dem Auftraggeber abgestimmt. Datenschutz- und Zugriffsanforderungen sind einzuhalten. Das Monitoring ersetzt keine rechtliche Fristenprüfung.

Beschreibung: Remote-unterstützte Anpassung von Parametern im Mängelmanagementsystem, zum Beispiel Statuswerte, Fristen, Wiedervorlagen, Zuständigkeiten, Berichtsfelder oder Benachrichtigungen. Änderungen erfolgen nur nach Freigabe des Auftraggebers und werden dokumentiert.

Einheit: Stunde

Menge: n. b.

Hinweise: Die Leistung wird durch qualifizierte Anwender mit System- und Prozesskenntnis durchgeführt. Änderungen dürfen laufende Mängelansprüche nicht verfälschen oder löschen. Relevante Anpassungen werden im Änderungsprotokoll dokumentiert.

Beschreibung: Kurzposition für standardisierte Remote-Unterstützung: Annahme von Mängelmeldungen, Eröffnung eines Tickets, Unterstützung bei Rückfragen, Prüfung von Mindestangaben und Dokumentation der nächsten Schritte im Mängelmanagementsystem.

Einheit: Stunde

Menge: n. b.

Bezug zu Auftraggeberpflichten: Schnelle Erfassung und nachvollziehbare Dokumentation von Mängeln zur Sicherung der weiteren Anspruchsverfolgung.

Enthaltene Nachweise: Mängelmeldung bzw. Mängelprotokoll je Vorgang mit eindeutiger Mangelbeschreibung, Fotodokumentation soweit erforderlich, Zuordnung zu Gewerk, Anlage oder Bauteil, Statusverfolgung, Fristenübersicht sowie Ablage bzw. Aktualisierung in der Mängelliste, im CAFM-System oder in der Projektdokumentation. Enthalten ist außerdem die Dokumentation der Kommunikation mit Auftragnehmern, Fachplanern und sonstigen Beteiligten im Rahmen der Mängelverfolgung.

Qualifikation des eingesetzten Personals: Einsatz von fachkundigem Personal mit Erfahrung im technischen Facility Management, in der Bau- und Gewährleistungsphase sowie im Mängelanspruchsmanagement. Technische Bewertungen erfolgen durch geeignet qualifizierte Fachkräfte; rechtliche Bewertungen, Fristsetzungen mit rechtlicher Wirkung oder Anspruchsdurchsetzungen erfolgen nur durch den Auftraggeber bzw. hierzu befugte Stellen.

Mitwirkung Auftraggeber: Bereitstellung der relevanten Vertrags-, Abnahme-, Planungs- und Bestandsunterlagen, einschließlich Leistungsverzeichnis, Abnahmeprotokollen, Prüf- und Wartungsnachweisen, Schriftverkehr und Gewährleistungsfristen. Der Auftraggeber stellt den Zugang zu den betroffenen Bereichen sicher, benennt verantwortliche Ansprechpartner und trifft erforderliche Entscheidungen zu Freigaben, Prioritäten, Nachfristsetzungen und weiteren Maßnahmen.

Nicht enthalten, sofern nicht ausdrücklich beauftragt: Rechtsberatung, gerichtliche oder außergerichtliche Anspruchsdurchsetzung, Sachverständigengutachten, Laborprüfungen, zerstörende Prüfungen, Planung von Sanierungsmaßnahmen, Ausführung von Mängelbeseitigungen sowie Kosten für Ersatzteile, Fremdfirmen, Gerüste, Arbeitsbühnen oder Sonderzugänge.