Mangelanspruchsmanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

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Betriebskonzept für Mängelmanagement am neuen Standort

Mit der Errichtung eines neuen Standorts entstehen zwangsläufig Mängel – sei es in Bauausführung, Technik, Dokumentation oder Funktion. Um diese systematisch zu erfassen, nachzuverfolgen und rechtssicher zu bearbeiten, braucht es ein Betriebskonzept für das Mangelanspruchsmanagement. Dieses Konzept bildet die Grundlage für eine strukturierte Übergabe vom Bau in den Betrieb, sichert die Einhaltung der Gewährleistungsfristen, schützt die Betreiberverantwortung und ermöglicht eine digitale Nachverfolgung offener Punkte bis zur vollständigen Mängelbeseitigung.

Anwendungsbezug im Facility Management

Anwendungsbezug
Betriebskonzepts
Rollenmodell
Systemintegration
Anforderungen
Erfolgsfaktoren
Nutzung

Geltungsbereich und Anwendungsbezug

Das Betriebskonzept gilt für alle bau-, ausstattungs- oder systembezogenen Mängel, die bei Übergabe an den Nutzer oder im Rahmen der Gewährleistungsfrist auftreten – einschließlich technischer Infrastruktur, Gebäudeautomation, Ausstattung und dokumentationsbezogener Leistungen.

Inhalte des Betriebskonzepts Mangelmanagement

Abschnitt	Inhalt
Ziel und Geltungsbereich	Definition relevanter Bau- und Ausstattungsgewerke, Geltung ab Übergabe
Rollen und Verantwortlichkeiten	Projektleitung, Facility Management, Nutzervertretung, Prüfstellen
Mangeldefinition und Abgrenzung	Mangel vs. Störung, Hinweis, Nachtrag oder Änderungswunsch
Erfassungsprozess	Wege zur Erfassung (App, Formular, Helpdesk), erforderliche Angaben
Bewertung und Kategorisierung	Priorisierung nach Kritikalität, Nutzungseinschränkung, Sicherheitsrelevanz
Maßnahmen- und Fristensteuerung	Fristvergabe, Wiedervorlage, Eskalationslogik, externe Schnittstellen
Kommunikation und Dokumentation	Informationskette, Statusmeldung, Protokollierung
Prüf- und Abnahmeprozess	Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Rückmeldung nach Beseitigung
Übergabe an Betreiberorganisation	Integration in Helpdesk, CAFM, DMS und Wartungsstruktur
Schnittstellen zu Projektsteuerung	Koordination mit GU, TGA-Planung, Dokumentationsteams

Rollenmodell im Betriebskonzept

Rolle	Aufgabe im Mangelanspruchsprozess
Facility Management	Koordination, Mängelerfassung, Dokumentation, Fristverfolgung
Projektleitung	Abstimmung mit Bauleitung, Eskalation, Protokollfreigabe
Nutzervertretung	Rückmeldung zu funktionalen oder nutzungsbezogenen Mängeln
Externe Prüfstellen	Beurteilung technischer Mängel bei Sondergewerken
Digitalverwaltung / Systempflege	Integration in Plattformen, Ticketstatus, Archivierung

Digitale Werkzeuge und Systemintegration

System / Tool	Funktion im Betriebskonzept
Mängelmanagement-App	Mobile Erfassung mit Foto, Ort, Gewerk und Frist
Helpdesk / Ticketsystem	Statusverfolgung, Fristüberwachung, Rückmeldung
CAFM-System	Objektverknüpfung, Maßnahmenplanung, Übergabe in Wartung
DMS / Intranet	Dokumentation von Mängelprotokollen, Abnahmen, Rückmeldungen
Projektplattform / CDE	Koordination mit Planung, Bauleitung, Nachunternehmern

Anforderungen an Struktur und Nachweisführung

Standardisiertes Mangelprotokoll mit Status, Frist, Verantwortlichkeit
Zentrale Mängelliste mit Filter- und Sortierfunktion
Verlinkung zu Plänen, Bauteilen, Räumen oder Anlagen
Übersicht über erledigte, überfällige und in Prüfung befindliche Mängel
Regelkommunikation zu offenen Punkten (Jour Fixe, Dashboard, Reporting)
Archivierungslogik für Nachweise (Foto, Protokoll, Abnahmeformular)

Erfolgsfaktoren für ein funktionierendes Mangelmanagement

Erfolgsfaktor	Wirkung im Betrieb
Digitale Struktur mit mobiler Erfassung	Höhere Reaktionsgeschwindigkeit, vollständige Nachverfolgbarkeit
Klare Rollen- und Fristenzuordnung	Vermeidung von Zuständigkeitslücken
Integration in Betriebsprozesse	Übergang in Wartung, Prüfung und Betreiberpflichten
Transparente Kommunikation	Vertrauen bei Nutzenden, Entlastung der Projektleitung
Abschlussfähigkeit	Verbindlicher Statuswechsel nach Prüfung, nicht durch Aussage

Nutzung im Betrieb - Das Betriebskonzept Mangelanspruchsmanagement dient im neuen Standort dazu:

Mängel rechtssicher zu erfassen, zu verfolgen und zu beseitigen
die Betreiberverantwortung strukturiert zu übernehmen
den Übergang vom Bau in den Regelbetrieb klar und vollständig zu gestalten
Audits, Gewährleistungsansprüche und Prüfpflichten digital abzusichern
und die Verknüpfung zu CAFM, Helpdesk und Instandhaltung herzustellen

Damit wird das Mängelmanagement von Anfang an zum sichtbaren Bestandteil der Betriebsqualität – digital, nachvollziehbar und verantwortungssicher.