Geschäftsprozesse des Mangelanspruchsmanagements im Technischen Facility Management

Nach der Identifikation erfolgt eine umfassende Bewertung und Klassifizierung der Mängel unter Berücksichtigung der Kostengruppen der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). Die HOAI teilt die Kosten in Gruppen wie Bauwerk – Baukonstruktionen (KG 300), Technische Anlagen (KG 400) und Ausstattung und Kunstwerke (KG 500). Jeder Mangel wird hinsichtlich seiner Schwere, potenziellen Auswirkungen auf die Gebäudenutzung und Dringlichkeit der Behebung bewertet. Ein multidisziplinäres Team, bestehend aus Ingenieuren, Architekten und Facility-Managern, klassifiziert die Mängel in Kategorien wie "kritisch", "hoch", "mittel" und "gering". Diese Klassifizierung hilft, Prioritäten für die Mangelbeseitigung zu setzen und eine gezielte Ressourcenplanung zu ermöglichen, wobei die finanziellen Auswirkungen auf die verschiedenen Kostengruppen transparent gemacht werden.

Die Erstellung detaillierter Mangelberichte ist der nächste Schritt. Diese Berichte sind umfassend und enthalten alle relevanten Informationen über die identifizierten Mängel, deren Bewertung und Klassifizierung sowie spezifische Vorschläge zur Behebung. In den Berichten wird auch die Zuordnung der Mängel zu den entsprechenden Kostengruppen der HOAI deutlich gemacht. Diese Berichte dienen als Kommunikationsgrundlage mit Baupartnern und Auftragnehmern und gewährleisten, dass alle Beteiligten über den Zustand des Bauwerks und die erforderlichen Maßnahmen zur Mangelbeseitigung informiert sind. Die stimmige technische Dokumentation ist entscheidend, um die Einhaltung der Gewährleistungsfristen zu sichern und um bei eventuellen Streitigkeiten als Nachweis zu dienen.

Die Planung und Koordination der Mangelbeseitigung erfolgt in enger Abstimmung mit den betroffenen Kostengruppen der HOAI. Ein detaillierter Maßnahmenplan wird erstellt, der die Terminierung der Arbeiten, die Beschaffung der benötigten Materialien und die Zuweisung der notwendigen Fachkräfte umfasst. Die Koordination erfordert eine präzise Abstimmung zwischen internen Abteilungen und externen Dienstleistern. Dabei wird sichergestellt, dass alle Ressourcen effizient genutzt werden und die Arbeiten ohne Verzögerungen durchgeführt werden. Die Berücksichtigung der Kostengruppen ermöglicht eine transparente Kostenkontrolle und stellt sicher, dass die finanziellen Auswirkungen der Mangelbeseitigung auf das gesamte Projektbudget nachvollziehbar bleiben.

Während der Durchführung der Mangelbeseitigung erfolgt eine kontinuierliche Überwachung der Arbeiten. Experten im Facility Management überwachen die Einhaltung der Qualitätsstandards und stellen sicher, dass die Mängel vollständig und ordnungsgemäß behoben werden. Jede Phase der Mangelbeseitigung wird dokumentiert, wobei besonders auf die Einhaltung der technischen Standards und der Kostengruppen der HOAI geachtet wird. Diese Dokumentation ist entscheidend für zukünftige Referenzen und als Nachweis, dass alle Mängel ordnungsgemäß behoben wurden. Nach Abschluss der Arbeiten wird eine abschließende Inspektion durchgeführt, um die erfolgreiche Mangelbeseitigung zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle vertraglichen Anforderungen erfüllt wurden.

Sollte es zu Unstimmigkeiten oder Verzögerungen bei der Mangelbeseitigung kommen, wird zunächst versucht, durch außergerichtliche Verhandlungen eine einvernehmliche Lösung zu finden. Facility Manager und rechtliche Berater arbeiten eng zusammen, um die Ansprüche durchzusetzen und sicherzustellen, dass die vertraglich vereinbarten Maßnahmen erfüllt werden. Dies beinhaltet oft das Aufsetzen detaillierter Forderungsschreiben und die Einberufung von Schlichtungsgesprächen. Falls notwendig, wird der rechtliche Weg beschritten, um die Ansprüche gerichtlich durchzusetzen. Dies umfasst die Vorbereitung von Klagen, die Zusammenstellung aller notwendigen Dokumente und Beweise sowie die Vertretung vor Gericht. Hierbei spielt die stimmige technische Dokumentation eine zentrale Rolle, um die Ansprüche fundiert zu untermauern.

Nach der erfolgreichen Behebung der Mängel und der Klärung aller Ansprüche erfolgt der Abschluss und die Nachbereitung des Mangelanspruchsmanagements. Dies umfasst die abschließende Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen und eine Evaluierung des gesamten Prozesses. Es wird analysiert, ob die Prozesseffizienz und -effektivität den Erwartungen entsprochen haben und ob Verbesserungspotential besteht. Die gewonnenen Erkenntnisse werden genutzt, um zukünftige Mangelanspruchsprozesse zu optimieren und die Qualität des Facility Managements kontinuierlich zu verbessern. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass die technische Dokumentation den Anforderungen der HOAI entspricht und alle Kostengruppen adäquat abgedeckt sind.

Die Dokumentation dient nicht nur der internen Qualitätssicherung, sondern ist auch ein wertvolles Instrument zur Vermeidung zukünftiger Mängel und zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Baupartnern und Auftragnehmern. Durch die systematische Nachbereitung und die Integration der gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte wird eine kontinuierliche Verbesserung des Facility Managements erreicht, was langfristig zu einer höheren Zufriedenheit der Nutzer und einer nachhaltigen Wertsteigerung der Immobilien führt.