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Prüfanforderungen: Mangelanspruchsmanagement

Facility Management: Mangelanspruchsmanagement » Betrieb » Prüfungen

Auffälligkeiten erfassen, Prüfabläufe strukturieren und Ergebnisse dokumentieren

Auffälligkeiten erfassen, Prüfabläufe strukturieren und Ergebnisse dokumentieren

Prüfanforderungen im Mangelanspruchsmanagement sind essenziell, um Gewährleistungsansprüche frühzeitig zu erkennen und rechtssicher geltend zu machen. Dabei werden bauliche, technische und funktionale Mängel systematisch erfasst, dokumentiert und bewertet – unter Einhaltung von VOB/B, BGB sowie relevanten DIN- und EN-Normen. Zielgerichtete Prüfprozesse unterstützen die Durchsetzung von Nachbesserungen, schützen Betreiberinteressen und sichern SLA- sowie XLA-Ziele im Rahmen eines professionellen Facility Managements nachhaltig ab. Ziel ist die rechtskonforme, dokumentierte und systematische Durchführung von Prüfungen zur Feststellung, Bewertung und Geltendmachung von Mängeln an technischen Anlagen und baulichen Einrichtungen im Rahmen von Mangelanspruchsmanagement. Die Prüfungen dienen der Wahrung von Gewährleistungsrechten, der Schadensprävention und der Qualitätssicherung.

Ein wirksames Mangelanspruchsmanagement mit strukturierten Prüfanforderungen ist essenziell zur Wahrung technischer und rechtlicher Interessen von Betreibern. Durch eine systematische Vorgehensweise, vollständige Dokumentation und digital unterstützte Prozesse lassen sich Mängel frühzeitig erkennen, rechtssicher verfolgen und nachhaltig beseitigen – mit messbarer Qualität über KPI, SLA und XLA.

Grundlage für Mangelverfolgung und Fristenkontrolle systematisch schaffen

Prüfanforderungen beziehen sich auf Maßnahmen zur:

  • Feststellung und Dokumentation technischer Mängel

  • Bewertung der Mangelursache, -auswirkung und -verantwortung

  • Fristwahrung zur Mängelanzeige und -verfolgung (VOB/B, BGB)

  • Sicherung von Beweismitteln

  • Verfolgung und Nachprüfung von Mangelbeseitigungen

Diese Prüfungen erfordern transparente Verfahren, eine lückenlose Nachweisführung und die Einbindung technischer Fachkompetenz.

Nicht delegierbare Betreiberverantwortung

  • Überwachung von Verjährungsfristen und Mangelmeldefristen

  • Durchführung der technischen und juristischen Bewertung von Mängeln

  • Freigabe von Mangelrügen gegenüber Vertragspartnern

  • Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

  • Entscheidung über strategisches Vorgehen bei verweigerten Nachbesserungen

Delegierbare Betreiberpflichten

  • Technische Erfassung und Bewertung potenzieller Mängel durch Fachpersonal

  • Erstellung von Mängelprotokollen mit Fotodokumentation

  • Kommunikation mit Herstellern, Bauunternehmen, Planern

  • Überprüfung der Wirksamkeit von Nachbesserungen

  • Pflege eines Mangelmanagementsystems (z. B. in CAFM, CDE, DMS)

  • BGB §§ 434 ff., 634 ff. – Sachmängelhaftung, Nacherfüllung, Minderung

  • VOB/B § 13 – Mängelhaftung im Bauvertrag

  • HOAI – Pflichten von Fachplanern und Objektüberwachung

  • ProdSG, BauO der Länder, Musterbauordnung (MBO) – bei sicherheitsrelevanten Mängeln

  • TRBS 1111, TRBS 1201 – wenn Mängel sicherheitsrelevante Prüfobjekte betreffen

  • DGUV Vorschriften – Mängel mit Unfallverhütungspotenzial

Technische Normen und Standards

Norm / Richtlinie

Anwendungsbereich

DIN 31051 / DIN EN 13306

Instandhaltungsbegriff mit Bezug auf Mangelklassifikation

DIN EN ISO 9001

Dokumentationspflichten im Qualitätsmanagement

DIN EN ISO 10012

Messmittelüberwachung zur Beweissicherung

VDI 6200

Bewertung baulicher Mängel an tragenden Bauteilen

DIN 1076

Bauwerksprüfung (Brücken, Verkehrsflächen)

DIN VDE-Normen

Erkennbare Mängel an elektrischen Anlagen

DIN 276

Kostenbewertung bei Mangelbeseitigung

Prüfprozesse und -arten im Mangelanspruchsmanagement

Prüfart

Ziel

Intervall

Visuelle Zustandsprüfung

Erkennung offensichtlicher Mängel

Regelmäßig / bei Abnahme

Funktionstest

Prüfung technischer Systeme auf Leistungsmängel

Nach Inbetriebnahme / bei Reklamation

Beweissicherung durch Gutachten

Objektive Feststellung komplexer Mängel

Nach Bedarf

Nachbesserungskontrolle

Prüfung der Mangelbeseitigung

Nach Durchführung

Sonderprüfung bei Gefahr im Verzug

Vermeidung von Personen-/Sachschäden

Sofort

Nutzungsspezifische Prüfanforderungen

Nutzung

Prüfungsschwerpunkte

Industrie

Produktionsrelevante Mängel, Systemstillstände, EMV-Probleme

Verwaltung

Nutzerkomfort, Gebäudesysteme (Heizung, Licht, Zutritt)

Betriebsgastronomie

Hygienerelevante Ausstattungsmängel (Kälte, Lüftung)

Hochregallager

Tragwerksmängel, Fördertechnik, Brandschutzanlagen

Mobility Hub

Verkehrsinfrastruktur, PV-Anlagen, E-Ladepunkte, Beleuchtung

Digitalisierung & Dokumentation

  • CAFM-/DMS-Systeme zur Fristenüberwachung und Nachverfolgung

  • Fotodokumentation, Videos, Messdatenverlinkung

  • Digitale Mängelkarten mit Statusverfolgung

  • Schnittstellen zu Planungs- und Bauakte (CDE, BIM)

  • Historienverfolgung zur Nachweispflicht bei Streitigkeiten

  • Revisionssichere Speicherung für Gewährleistungsdauer

Key Performance Indicators (KPI)

KPI

Zielwert

Intervall

Identifizierte Mängel pro Anlage

≤ 2

Quartalsweise

Reaktionszeit auf erkannte Mängel

≤ 3 AT

Laufend

Fristgerechte Mangelmeldung (rechtssicher)

100 %

Laufend

Erfolgreiche Mangelbeseitigungen im 1. Anlauf

≥ 90 %

Quartalsweise

Service Level Agreements (SLA)

Leistung

Reaktionszeit

Umsetzung

Sichtung und Bewertung gemeldeter Mängel

≤ 48h

Intern / extern

Erstellung Mängelprotokoll

≤ 3 AT

Digital mit Bildanhang

Terminierung Nachbesserung durch AN

≤ 7 AT nach Rüge

Koordiniert

Abnahmeprüfung Mangelbeseitigung

≤ 3 AT nach Fertigmeldung

Vor-Ort-Termin

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzerfaktor

Zielwert

Verständlichkeit der Mängelberichte

≥ 90 % Zustimmung

Transparenz der Mangelverfolgung

≥ 85 % positiv bewertet

Vertrauen in das Mangelmanagementsystem

≥ 95 % Zustimmung der technischen Leitung