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Inspektionen im Gewerk Mangelanspruchsmanagement

Facility Management: Mangelanspruchsmanagement » Betrieb » Inspektionen

Bauliche Zustände erfassen, Abweichungen dokumentieren und Handlungsbedarf ableiten

Bauliche Zustände erfassen, Abweichungen dokumentieren und Handlungsbedarf ableiten

Inspektionen im Rahmen des Mangelanspruchsmanagements dienen der frühzeitigen Identifikation und Dokumentation von Ausführungs- und Materialmängeln während der Gewährleistungsphase. Sie erfolgen systematisch auf Basis von Abnahmeprotokollen, Wartungsplänen und Nutzerhinweisen. Dabei werden bauliche, technische und funktionale Aspekte geprüft, um Mängel rechtzeitig an Nachunternehmer zu kommunizieren. Ziel ist es, die Qualität und Werterhaltung der Immobilie zu sichern sowie SLA- und XLA-Vorgaben im Gebäudebetrieb zuverlässig einzuhalten. Ziel ist die strukturierte Durchführung von Inspektionen zur frühzeitigen Identifikation, Vermeidung und Verfolgung von Mängeln an baulichen und technischen Anlagen im Rahmen des Mangelanspruchsmanagements. Inspektionen dienen der Sicherstellung der Gewährleistungsansprüche, der Qualitätssicherung sowie der Vermeidung von Betriebsunterbrechungen oder Folgeschäden.

Inspektionen im Gewerk Mangelanspruchsmanagement sind ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung technischer Qualität, Fristenkontrolle und Rechtskonformität. Durch den Einsatz digitaler Tools, strukturierte Abläufe und eine leistungsbasierte Steuerung über KPI, SLA und XLA wird eine professionelle, belastbare und transparente Mangelbearbeitung über alle Nutzungsarten hinweg gewährleistet.

Transparente Entscheidungsgrundlagen für Mangelbewertung und Maßnahmenplanung schaffen

Inspektionen im Kontext des Mangelanspruchsmanagements sind visuelle und funktionale Prüfungen zur Feststellung von:

  • Technischen oder baulichen Abweichungen vom Soll-Zustand

  • Mängeln innerhalb der Gewährleistungsfrist

  • Risiken und Schwachstellen mit potenzieller Mangelentwicklung

  • Fortschritt und Qualität von Nachbesserungsmaßnahmen

  • Dokumentations- und Kommunikationsdefiziten im Mangelprozess

Inspektionen sind von Prüfungen im rechtlichen Sinne abzugrenzen, können jedoch deren Grundlage bilden.

Nicht delegierbare Betreiberverantwortung

  • Festlegung eines regelbasierten Inspektionsverfahrens (z. B. bei Abnahmen, Übergaben, Revisionspunkten)

  • Sicherstellung der Dokumentationspflichten gemäß VOB/B oder BGB

  • Bewertung und Freigabe von Mängelfeststellungen mit rechtlichen Konsequenzen

  • Überwachung der Fristwahrung und Eskalationsprozesse

  • Entscheidung über weitere Schritte (z. B. Gutachtereinschaltung, Ersatzvornahme)

Delegierbare Pflichten

  • Durchführung von technischen und baulichen Sicht- und Funktionsinspektionen

  • Erstellung und Pflege von Mängellisten / Inspektionsprotokollen

  • Vorbereitung von Nachbesserungsanforderungen und Abnahmeprüfungen

  • Fotodokumentation, Messungen, Sensordatenauswertung

  • Kommunikation mit Projektbeteiligten (Planer, Bauleiter, Auftragnehmer)

Relevanter Rechtsrahmen (Deutschland)

  • BGB §§ 434–435, 636 ff. : Sachmängel, Nachbesserung, Rücktritt

  • VOB/B §§ 4, 13 : technische Abnahme, Mängelfeststellung

  • HOAI : Pflichten zur Objektbegehung und Mängelverfolgung

  • TRBS 1111 : Anforderungen bei sicherheitsrelevanten Mängeln

  • ISO 9001 / ISO 10005 : Prozess- und Qualitätsmanagement

  • DIN EN 31051 / EN 13306 : Instandhaltung inkl. Inspektion

Inspektionsarten und Inhalte

Inspektionsart

Zielsetzung

Anlass

Zustandsinspektion

Sichtprüfung auf Abweichungen

Regelmäßig oder vor Ablauf Gewährleistung

Zustandsinspektion

Prüfung technischer Anlagen auf Sollfunktion

Bei Inbetriebnahme oder Reklamation

Abnahmeinspektion

Übergabeprüfung auf Mangelfreiheit

Technische Teil-/Gesamtabnahme

Nachbesserungskontrolle

Kontrolle der Wirksamkeit von Mangelbeseitigung

Nach durchgeführter Instandsetzung

Sonderinspektion

Erhebung bei Schadensfall oder Nutzerbeschwerde

Ad-hoc, eskalativ

Nutzungsspezifische Inspektionsanforderungen

Nutzung

Inspektionsfokus

Industrie

Tragwerk, EMV, Medienleitungen, Systemfunktion

Verwaltung

Raumkomfort, Fenster-/Türeinbau, IT-Infrastruktur

Betriebsgastronomie

Kühlräume, Oberflächen, Lüftung, Sanitärbereiche

Hochregallager

Brandschutz, Regalverankerung, Beleuchtung, BMA

Mobility Hub

E-Ladepunkte, PV-Systeme, Oberflächen, Wegeleitsysteme

Digitalisierung & Dokumentation

  • Einsatz digitaler Inspektionstools mit QR-Code oder BIM-Verknüpfung

  • Checklistenbasiertes Reporting mit Zeit-/Ortvermerk

  • Fotodokumentation mit Geo-Referenzierung

  • Schnittstelle zur Mangelverfolgung in CAFM- / DMS-Systemen

  • Inspektionshistorie und Fristenüberwachung

  • Integration in Mängelbewertung und KVP-Prozesse

Key Performance Indicators (KPI)

KPI

Zielwert

Intervall

Termintreue bei planmäßigen Inspektionen

≥ 98 %

Monatlich

Mängelquote nach Inspektion

< 5 %

Quartalsweise

Nachbesserung innerhalb Frist

≥ 95 %

Quartalsweise

Dokumentationsvollständigkeit

100 %

Laufend

Service Level Agreements (SLA)

Leistung

Reaktionszeit

Umsetzung

Durchführung Sicht-/Funktionsinspektion

≤ 5 AT

Vor-Ort

Bereitstellung Inspektionsbericht

≤ 2 AT nach Inspektion

Digital

Rückmeldung an AN bei Mängelfeststellung

≤ 3 AT

Schriftlich

Integration in Mängeldatenbank

≤ 48 h

Dokumentiert

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzerfaktor

Zielwert

Verständlichkeit der Inspektionsberichte

≥ 90 % Zustimmung

Transparenz im Mangelverlauf nach Inspektion

≥ 85 % positiv

Zufriedenheit mit Reaktionszeit auf festgestellte Mängel

≥ 90 %