Timeline
Zeitstrahl zur Entwicklung des Mangelanspruchsmanagements
Ein Zeitstrahl zur Entwicklung des Mangelanspruchsmanagements dokumentiert die schrittweise Einführung und Optimierung von Prozessen zur strukturierten Mängelerfassung, -bearbeitung und -verfolgung. Er dient der frühzeitigen Planung rechtssicherer Abläufe, der Einbindung relevanter Schnittstellen und der kontinuierlichen Qualitätssicherung im Rahmen von Bau- und Dienstleistungsverträgen.
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)
-
April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Bauherrenvertretung, Rechtsabteilung, Qualitätsmanagement
-Definition strategischer Ziele: rechtskonforme Durchsetzung, strukturierte Erfassung, Fristenwahrung
-Festlegung der Verantwortlichkeiten im Mangelmanagementprozess (intern/extern)
-Abgleich mit VOB/B, BGB, HOAI sowie internen Vorgaben zur Mängelbearbeitung
-Festlegung der Dokumentationsstandards, Kommunikationsketten und digitalen Tools
-
Juni – Juli 2025: Zielplanung (Neubau)
Verantwortlich: Facility Management, Bauleitung
-Erfassung aktueller Mangelmanagementprozesse und -systeme
-Analyse typischer Mängelarten, Ursachen, Reaktionszeiten, Durchsetzungsgrade
-Entwicklung eines Zielbilds für effiziente Mangelmeldung, Verfolgung und Nachverfolgung
-Festlegung von Fristenmanagement, Gewährleistungsbeobachtung und Prüfroutinen
-
Juli – Oktober 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Rechtsabteilung
-Erstellung der Anforderungen für das Mangelanspruchsmanagement
-Definition von SLA / KPIs: Reaktionszeit, Mängeldauer, Nachbesserungsquote, Prozesszeiten
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Sachverständige und Verfahren
-Auswahl erfahrener Partner für technische und rechtliche Mängelbearbeitung
-
November 2025 – Februar 2026: Digitalisierung & Mängelplattform (Start-up)
Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Rechtsabteilung
-Testbetrieb digitaler Mangelplattformen (z. B. mit mobilen Erfassungstools, Fotobeweis, Fristenwarnung)
-Integration in CAFM, Projektkommunikation, Abnahmeprotokolle und Prüfberichte
-Sicherstellung von Nachverfolgbarkeit, Nachweisführung und Revisionssicherheit
-DSGVO-konforme Verwaltung von projekt- und personenbezogenen Daten
-
März 2026: Rollout und Betriebsfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, IT, Rechtsabteilung
-Vollständiger Rollout des Mangelanspruchsmanagement
-Definition und Integration der Prozesse in Projektmanagement, Abnahme, Gewährleistung
-Festlegung von Standardtexten, Eskalationsmechanismen und Prüfzeitpunkten
-Freigabe für Nutzung im Neubauprojekt
-
Januar – Dezember 2027: Baubegleitendes Mangelanspruchsmanagement
Verantwortlich: Facility Management, Audits, Projektcontrolling
-Mangelbearbeitungsprozess: Rückmeldung, Erfolgsquote, Rechtsstatus
-Dokumentation
-
Januar 2027 – ff.: Begleitung der Mängelbeseitigung und as-buildt-Aufnahmen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
-
Laufender Betrieb des Mangelmanagements (Neubau)
Ein effektives Mangelanspruchsmanagement stellt sicher, dass Mängel an Gebäuden und Anlagen frühzeitig erkannt und entsprechende Ansprüche rechtzeitig geltend gemacht werden.
-Prüfung: Die systematische Prüfung von Mängeln umfasst die Analyse der Ursache, die Bewertung der Verantwortlichkeit und die Überprüfung der geltenden Gewährleistungsfristen.
-Inspektionen: Regelmäßige Inspektionen dienen der frühzeitigen Identifikation von Mängeln und der Dokumentation von Abweichungen zur Sicherung von Mangelansprüchen.
-Instandsetzung: Bei festgestellten Mängeln erfolgt die Instandsetzung unter Berücksichtigung der bestehenden Mangelansprüche und in Abstimmung mit den verantwortlichen Parteien.
-Optimierung: Die kontinuierliche Optimierung des Mangelanspruchsmanagements beinhaltet die Verbesserung von Prozessen zur Mängelerkennung, -dokumentation und -verfolgung.
