Standortverlagerung
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Mangelmanagement bei Verlagerungen rechtssicher gestalten
Im Rahmen einer Standortverlagerung müssen bestehende Mangelansprüche systematisch dokumentiert, bewertet und rechtskonform übertragen werden. Sämtliche Gewährleistungen, Fristen und vertraglichen Verpflichtungen sind zu prüfen, um Risiken zu minimieren. Ein klar strukturierter Prozess sichert Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ziel ist die lückenlose Übergabe und die Wahrung aller Rechte gegenüber Dritten im neuen betrieblichen Umfeld.
Leistungsumfang
Diese Funktion umfasst die systematische Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegenüber Bauunternehmen und Lieferanten im Zuge des Neubaus. Nach Inbetriebnahme des neuen Werks gilt für die meisten Bauleistungen eine Gewährleistungsfrist (typisch 4–5 Jahre nach Abnahme). In dieser Zeit auftretende Bau- und Anlagemängel müssen vom Errichter unentgeltlich behoben werden. Das Mangelanspruchsmanagement sorgt dafür, dass solche Mängel erkannt, dokumentiert und fristgerecht beim Auftragnehmer angemeldet werden, und überwacht die Mangelbeseitigung. Dies erfordert Koordination zwischen Nutzern (die Mängel melden), dem FM und den Bauunternehmen. Oft wird hierfür ein eigenes kleines Team oder zumindest eine verantwortliche Person eingesetzt, da die Anfangsjahre eines Neubaus typischerweise viele kleinere Mängel zeigen (z.B. Risse, Undichtigkeiten, Steuerungsprobleme). Am Altstandort spielt dies keine Rolle mehr – dort ist keine Bautätigkeit mit Gewährleistung. Diese Leistung fällt also ausschließlich im Neubau an.
Kostenansatz Alt vs. Neu: Im Altbetrieb = 0 €, im Neubau veranschlagen wir 50.000 € pro Jahr für die ersten 1–2 Jahre nach Bau. Diese Summe repräsentiert z.B. eine halbe Planstelle für einen FM-Ingenieur oder Juristen, der Mängelansprüche koordiniert, plus evtl. Rechtsberatungskosten und Dokumentationsaufwand. Häufig übernimmt dies der Bauprojektleiter in den ersten Monaten, doch langfristig muss das FM dies tragen. Nach Ablauf der Haupt-Gewährleistungsfrist sinkt der Aufwand deutlich (man könnte ihn dann Richtung 10k oder 0k senken). In unserer Kalkulation betrachten wir primär das erste Jahr nach Umzug, in dem dieser Aufwand am höchsten ist.
Das Mangelanspruchsmanagement wird zum großen Teil unabhängig vom Umzug umgesetzt, denn es beginnt direkt nach Bauabnahme:
Zuständigkeit definieren: Es wird eine Person oder ein Team benannt, das alle auftretenden Mängel bündelt. Oftmals bleibt der Projektleiter des Baus noch involviert; diese Aufgabe kann aber auch an die FM-Abteilung übergeben werden. Im Sinne hohen Servicelevels wird man hier proaktiv agieren: Mängel nicht nur reaktiv behandeln, sondern aktiv begehen (ggf. regelmäßige Gewährleistungsbegehungen).
Dokumentation / CAFM nutzen: Alle Mängel werden im System erfasst, idealerweise mit Fristen. Das CAFM/Helpdesk wird genutzt, um Gewährleistungsmängel zu kategorisieren und Nachverfolgung zu erleichtern. So behält man den Überblick über offene Punkte je Gewerk.
Fristenüberwachung: Das Management stellt sicher, dass alle Mängel rechtzeitig vor Ablauf der Fristen gerügt werden. Typischerweise gibt es vor Ablauf 5-Jahres-Frist eine intensive Begehung. Diese Prozesse müssen aufgesetzt werden (Checklisten, Termine).
Koordination mit Firmen: Es braucht Absprachen mit den ausführenden Firmen (Elektro, Klima, Bau etc.), damit Mängel behoben werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Hier fungiert das Gewährleistungsmanagement als Vermittler: Es plant Termine, begleitet Reparaturtrupps etc. Das ist personalintensiv, aber sehr wichtig in den ersten Jahren, um kostenfrei Nachbesserung zu erhalten.
Schulung Nutzer: Mitarbeiter werden angehalten, Fehler an Gebäuden/Installationen sofort zu melden, damit die Firma es in Gewährleistung richten kann. Das Gewährleistungsmanagement bereitet dazu Info und Kanäle vor.
Parallelbetrieb & Mehrkosten
Das Gewährleistungsmanagement ist unabhängig von der Geschwindigkeit des Umzugs. Sobald das Gebäude abgenommen ist (was vor Einzug passiert), läuft die Gewährleistungsfrist. Die Tätigkeit ist also in vollem Umfang nötig, egal ob man 12 oder 18 Monate parallel umzieht – der Kalender tickt. In beiden Szenarien müssen Mängel über die ganze Anlage gemanagt werden, auch wenn Teile noch nicht genutzt sind (bzw. gerade dann eventuell auftretende Mängel bei Erstinbetriebnahme registriert werden). Es gibt also keine unterschiedliche Kostenwirkung zwischen 12 und 18 Monaten hier – in beiden Fällen z.B. 50k€ im ersten Jahr, und bei 18 Monaten entsprechend 75k€ in 1,5 Jahren (was 50k€/Jahr entspricht). Diese Kosten wären aber auch bei einem Direktumzug angefallen (hätten dann eben ab Einzug zu laufen begonnen). Mehrkosten durch Parallelbetrieb entstehen nicht, da es kein zweites „Alt-Gewährleistungsmanagement“ gibt. Es handelt sich um neue Aufgaben, die ohnehin stattfinden müssen, egal wie schnell man umzieht. Wir setzen deshalb die Mehrkosten hier mit 0 € an – d.h. der Aufwand ist zwar zusätzlich im FM, aber resultiert aus dem Neubau selbst, nicht aus dem Umzugsmodus.
| Gewährleistungsmanagement | Annahmen (Kostenbasis) | Maßnahmen (Alt ➔ Neu) |
|---|---|---|
| Kosten Altbestand | 0 €/Jahr (kein Neubau, daher keine relevanten Gewährleistungsfälle) | (Nicht relevant im Altbetrieb) |
| Kosten Neubau | ca. 50.000 €/Jahr (erster 1–2 Jahre nach Bau: Koordination Mängelbeseitigung) | Struktur ab Abnahme etabliert: Mängelerfassung, Fristenkontrolle, enge Abstimmung mit Bauunternehmen; regelmäßige Gewährleistungs-Begehungen. |
| Kosten Parallelbetrieb 12 Monate | 50.000 € (im ersten Jahr nach Neubau-Inbetriebnahme) | Unabhängig von Alt-Nutzung – Gewährleistungsmanagement läuft mit voller Intensität parallel zum Umzug. |
| Kosten Parallelbetrieb 18 Monate | 75.000 € (über 1,5 Jahre, entspricht 50k/Jahr) | Gleichbleibender jährlicher Aufwand; länger beobachtbare Mängel (bis 1,5 J. nach Einzug). |
| Mehrkosten durch Parallelbetrieb | 12 Monate: 0 €18 Monate: 0 € | Kein paralleler Mehraufwand – diese Leistung ist vom Umzugstempo unabhängig (fix durch Neubau erforderlich). |