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Verbände im Mangelanspruchsmanagement

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Die Rolle von Verbänden: Mangelanspruchsmanagement im FM

Die Rolle von Verbänden: Mangelanspruchsmanagement im FM

Mangelanspruchsmanagement bezeichnet den professionellen Umgang mit Baumängeln und Gewährleistungsansprüchen im Facility Management. In Deutschland können Mängel an Gebäuden, Anlagen oder Dienstleistungen den Betrieb beeinträchtigen und hohe Kosten verursachen. Ein effektives Mangelanspruchsmanagement stellt sicher, dass berechtigte Ansprüche gegenüber Bauunternehmen oder Dienstleistern durchgesetzt werden, statt dass Auftraggeber aufgrund von Unkenntnis auf Mängelansprüche verzichten – was sonst zusätzliche Kosten für das Facility Management verursachen würde. Fachverbände spielen hier eine entscheidende Rolle: Sie entwickeln Richtlinien, schulen FM-Abteilungen und bieten Plattformen zum Erfahrungsaustausch. So unterstützen Verbände Facility-Manager dabei, Gewährleistungsfristen optimal zu nutzen, Rechtsansprüche korrekt geltend zu machen und Mängelbeseitigungen effizient umzusetzen.

Deutscher Verband für Facility Management e.V. (GEFMA)

Zweck des Verbands: GEFMA ist der deutsche Branchenverband für Facility Management. Er fördert Standards, Bildung und Professionalität im FM und deckt alle Lebenszyklusphasen einer Immobilie ab – inklusive Bau, Betrieb und Instandhaltung. Als unabhängiger Fachverband erarbeitet GEFMA Richtlinien und Leitfäden zu vielfältigen FM-Themen. Dazu zählen technische, kaufmännische und infrastrukturelle Aspekte des Gebäudebetriebs. Mit Arbeitskreisen und Zertifizierungen (z.B. für CAFM-Software) setzt GEFMA Qualitätsmaßstäbe in der Branche.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

GEFMA sensibilisiert dafür, Mängelansprüche konsequent zu nutzen, statt aus Unkenntnis darauf zu verzichten. Eine eigene Richtlinie – GEFMA 320 „Mängelansprüche im FM“ – liefert praxisnahes Rüstzeug, damit Auftraggeber ihre Gewährleistungsrechte besser durchsetzen können.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Entwickelt FM-Richtlinien (z.B. GEFMA 320) mit aktuellen rechtlichen Grundlagen und Empfehlungen für Mängelmanagement.

  • Bietet Weiterbildungen und Schulungen zu FM-Recht, Gewährleistung und Betreiberpflichten, um FM-Teams rechtssicheres Handeln zu ermöglichen.

  • Vernetzt Praktiker über Arbeitskreise und Branchenevents, sodass Erfahrungen zum Umgang mit Baumängeln ausgetauscht werden können.

  • Stellt Musterverträge und Vertragsklauseln bereit, um Gewährleistungsfristen (z.B. nach BGB oder VOB) vertraglich optimal zu regeln.

  • Offizielle Website: www.gefma.de

RealFM e.V. – Verband für Real Estate und Facility Manager

Zweck des Verbands: RealFM ist ein Fachverband, der sich auf das ganzheitliche Immobilien- und Facility Management konzentriert. Er vereint Immobilienverantwortliche aus Unternehmen und Institutionen und fördert den Wissenstransfer im Gebäudemanagement. RealFM erstellt Leitfäden, Musterdokumente und Forschung für ein lebenszyklusorientiertes FM. Im Zentrum stehen praxisgerechte Lösungen für Vertragsgestaltung, Betreiberverantwortung und Servicequalität im Gebäudebetrieb. RealFM kooperiert eng mit GEFMA, etwa bei gemeinsamen Branchenstandards.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

RealFM verankert das Verfolgen von Mängelansprüchen als festen Bestandteil professioneller FM-Prozesse. So ist z.B. die „Verfolgung von Mängelansprüchen“ als Leistungspunkt im gemeinsamen Standardleistungsverzeichnis für Facility Services enthalten. Der Verband betont, dass systematisches Gewährleistungsmanagement zum Aufgabenspektrum eines FM gehört, um Qualität und Kosteneffizienz sicherzustellen.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Publiziert Musterverträge und Standardleistungsverzeichnisse, die Regelungen zur Mängelverfolgung im FM enthalten (z.B. Empfehlung: 5 Jahre Gewährleistungsfrist nach VOB vereinbaren).

  • Arbeitskreise und Leitfäden fokussieren auf Gewährleistungsverfolgung und Vertragsmanagement, um FM-Manager für Mängelansprüche zu sensibilisieren.

  • Veranstaltet Erfahrungsaustausch und Fachkonferenzen, in denen Best Practices zur Mängeldokumentation, Fristenüberwachung und Lieferantensteuerung diskutiert werden.

  • Bietet Weiterbildungen zur rechtssicheren Abnahme, Mängelanzeige und Beweissicherung, damit FM-Verantwortliche Mängelansprüche erfolgreich durchsetzen können.

  • Offizielle Website: www.realfm.de

Bauherren-Schutzbund e.V. (BSB)

Zweck des Verbands: Der Bauherren-Schutzbund ist eine gemeinnützige Verbraucherschutzorganisation für private Bauherren. Sein Ziel ist es, Bauherren bei Neubau und Sanierung vor Baumängeln, Pfusch und Vertragsfallen zu schützen. Der BSB bietet unabhängige Bau-Beratung, Baubegleitung und Rechtsinformationen rund ums Bauen. Bundesweit stehen Mitgliedern qualifizierte Bausachverständige und Anwälte zur Seite. Der Verband engagiert sich auch politisch für verbesserte Bauqualität und fairere Bauverträge, um Verbraucherrechte zu stärken.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

Der BSB hat Mängel- und Gewährleistungsmanagement als Kernthema. Er zeigt Bauherren konkret auf, wie Gewährleistungsansprüche geltend zu machen sind – etwa durch rechtzeitige Mängelrügen, Fristsetzung und Einschaltung von Sachverständigen. Laut einer BSB-Analyse treten 90 % aller Bauschäden innerhalb der fünfjährigen Gewährleistungsfrist auf. Daher motiviert der Verband Bauherren, ihre Mängelrechte in den ersten fünf Jahren konsequent zu nutzen, um anschließend sorgenfrei in die Zukunft blicken zu können.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Entwickelt Checklisten und Ratgeber für die Gewährleistungsphase (z.B. empfiehlt der BSB, vier Jahre nach Bauabnahme eine gründliche Mängelprüfung durchzuführen).

  • Bietet einen „Gewährleistungs-Check“: Mitglieder können ihr Bauprojekt vor Ablauf der 5-Jahresfrist von unabhängigen Bauherrenberatern auf verdeckte Mängel untersuchen lassen.

  • Expertennetzwerk: Vermittlung von öffentlich bestellten Bausachverständigen und Fachanwälten, die Bauherren bei Mängelrügen, Beweissicherung und Durchsetzung der Ansprüche unterstützen.

  • Stellt Musterbriefe und Informationsmaterial bereit (z.B. wie Mängel schriftlich anzuzeigen sind, inklusive Zurückbehaltungsrecht) und klärt über rechtliche Grundlagen der Gewährleistung auf.

  • Offizielle Website: www.bsb-ev.de

Verband Privater Bauherren e.V. (VPB)

Zweck des Verbands: Der VPB ist eine bundesweite Vereinigung, die private Bauherren und Immobilienkäufer berät und unterstützt. Als Verbraucherschutzverband liegt sein Fokus darauf, Bauqualität sicherzustellen und Bauherren vor Schäden zu bewahren. Mitglieder erhalten unabhängige Beratung in allen Phasen: von der Planungs- und Vertragsprüfung über die baubegleitende Qualitätskontrolle bis zur Abnahme und Mängelbeseitigung. Der VPB betreibt ein Netzwerk erfahrener Bausachverständiger, die bundesweit als Bauherrenberater auftreten. Zudem klärt der Verband durch Publikationen, Ratgeber und Medienarbeit über Baupfusch, Gewährleistungsfristen und Rechte der Bauherren auf.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

Mängelansprüche und Gewährleistung sind beim VPB zentrale Themen. Der Verband rät Bauherren beispielsweise, rechtzeitig vor Ablauf der Gewährleistungsfrist eine Inspektion des Hauses durchzuführen, um verdeckte Mängel aufzudecken. Nach der Bauabnahme haben Bauherren fünf Jahre Gewährleistungsansprüche, welche der VPB ihnen hilft durchzusetzen. Die unabhängigen Experten des VPB-Netzwerks sorgen dafür, dass Baumängel professionell dokumentiert und Nachbesserungen eingefordert werden. Sollte Nachbesserung scheitern, unterstützt der VPB auch bei Preisnachlass- oder Schadensersatzforderungen.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Individuelle Baubegleitung: VPB-Sachverständige begleiten Bauvorhaben und prüfen kontinuierlich die Bauausführung, um Mängel frühzeitig zu erkennen und zu rügen.

  • Gewährleistungs-Inspektion: Vor Garantieende bietet der VPB einen Gebäude-Check an, um Ansprüche noch innerhalb der Frist geltend zu machen (inkl. schriftlicher Mängelrüge, Fotodokumentation und Fristsetzung).

  • Rechtsberatung: Mitglieder erhalten juristische Erstberatung zu Gewährleistungsfragen. Der VPB informiert über gesetzliche Gewährleistungsfristen (5 Jahre nach BGB; 4 Jahre nach VOB/B) und klärt über Verbraucherrechte auf.

  • Informationsmaterial: Kostenlose VPB-Ratgeber (z.B. „Gutachter hilft bei Mängeln“) und Online-Tipps erklären, was bei Baumängeln zu tun ist, und wie man z.B. bei Insolvenz des Bauunternehmens noch Ansprüche sichern kann.

  • Offizielle Website: www.vpb.de

Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV Deutschland)

Zweck des Verbands: Der VDIV ist der Spitzenverband der professionellen Haus- und Immobilienverwalter in Deutschland. Er vertritt die Interessen von über 4.100 Hausverwaltungsunternehmen und setzt sich für die Professionalisierung der Branche ein. Als Dachverband koordiniert der VDIV die Arbeit regionaler Verwaltungsverbände und agiert als Lobby z.B. bei Gesetzesvorhaben im Wohnungseigentumsrecht (WEG). Der Verband bietet Fachmagazine (VDIVaktuell), Musterverträge, Weiterbildungen und Branchenveranstaltungen an, um Qualitätsstandards in der Immobilienverwaltung zu sichern. Themen sind u.a. bezahlbares Bauen, Klimaschutz, Eigentümerrechte und seit der WEG-Reform 2020 auch die Zertifizierung von Verwaltern.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

Für Immobilienverwalter – insbesondere von Wohnungseigentumsanlagen – gehört die Gewährleistungsverfolgung im Gemeinschaftseigentum oft zum Aufgabenbereich. Der VDIV unterstützt seine Mitglieder dabei, z.B. indem er Fachartikel zu Abnahme und Verjährung von Baumängeln publiziert. Außerdem setzt sich der Verband für klare rechtliche Rahmenbedingungen ein, damit Verwalter Mängelrechte der Eigentümergemeinschaft effizient durchsetzen können (etwa durch Mehrheitsbeschluss der WEG). Der VDIV informiert darüber, dass WEGs Mängelansprüche gegenüber Bauträgern gebündelt geltend machen dürfen und sensibilisiert Verwalter, Gewährleistungsfristen im Auge zu behalten.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Weiterbildung & Seminare: Der VDIV und seine Landesverbände bieten regelmäßig Schulungen zu Gewährleistungsthemen an (z.B. Seminare zu “Gewährleistung und Mängelansprüche bei WEG-Bauvorhaben”). Dadurch lernen Verwalter, typische Fehler in Gewährleistungsfällen zu vermeiden und Rechtsansprüche korrekt abzuwickeln.

  • Musterverträge und Arbeitshilfen: Der Verband stellt Musterklauseln für Bauträgerverträge bereit, um z.B. Abnahmeprozedere und Gewährleistungsbürgschaften im Interesse der Eigentümergemeinschaft zu regeln. Handlungsempfehlungen des VDIV erklären praxisnah, wie Verwalter Mängel fristgerecht rügen und dokumentieren sollten.

  • Fachpublikationen: Im Magazin VDIVaktuell werden relevante Gerichtsurteile und Best Practices zum Mängelmanagement veröffentlicht. Verwalter erhalten dort Tipps, etwa zur fristhemmenden Wirkung von Abnahmeprotokollen oder zur Verjährungsproblematik bei gestaffelten Wohnungskäufen.

  • Networking & Beratung: Auf dem jährlichen Deutschen Verwaltertag und Regionalforen können sich FM-Abteilungen großer Liegenschaften mit Verwalterexperten austauschen. Zudem bietet der VDIV via Hotline/Newsletter aktuelle Hinweise, z.B. wenn Gesetzesänderungen (WEG-Novelle) die Verantwortlichkeit der Verwalter bei Mängelrügen ändern.

  • Offizielle Website: www.vdiv.de

DGA-Bau – Deutsche Gesellschaft für Außergerichtliche Streitbeilegung im Bauwesen e.V.

Zweck des Verbands: Die DGA-Bau fördert alternative Konfliktlösungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft. Sie setzt sich dafür ein, Baukonflikte schneller, kostengünstiger und partnerschaftlicher beizulegen als vor Gericht. Der Verein entwickelt, erforscht und verbreitet Methoden wie Mediation, Schlichtung, Adjudikation oder Schiedsgerichtsbarkeit speziell für Baustreitigkeiten. Die DGA-Bau versteht sich als Networking-Plattform für Baujuristen, Projektsteuerer, Architekten und Streitlöser (Mediator*innen) mit technischem oder rechtlichem Hintergrund. Über Schulungen, Zertifizierungen und einen eigenen Streitlöser-Pool treibt sie die Professionalisierung der außergerichtlichen Streitbeilegung voran.

Rolle im Mangelanspruchsmanagement:

Viele Streitfälle im Facility Management – z.B. uneinige Gewährleistungsfälle oder strittige Baumängel – lassen sich außergerichtlich effizienter lösen. Die DGA-Bau ermöglicht es, dass Mängelansprüche durch Mediation oder Schlichtung schneller durchgesetzt werden, bevor jahrelange Gerichtsprozesse Kosten und Zeit binden. Der Verband stellt hierfür standardisierte Verfahren und Listen qualifizierter Streitmittler bereit. So können Konfliktparteien (z.B. Auftraggeber und Auftragnehmer bei Mängeln) mit Unterstützung von DGA-Bau-Experten binnen Wochen statt Jahren eine Einigung erzielen. Durch dieses “Konfliktmanagement-Tool” bleiben Geschäftsbeziehungen erhalten und die Mängelbeseitigung kann zeitnah erfolgen.

Unterstützung für FM-Abteilungen:

  • Beratung & Informationen: Die DGA-Bau bietet ausführliche Arbeitshilfen und Mustervereinbarungen an, um außergerichtliche Streitbeilegung vertraglich zu verankern (z.B. Streitlösungsvereinbarung im Bauvertrag). Diese Unterlagen helfen FM-Verantwortlichen, bereits bei Vertragsschluss Mechanismen für Mängelstreitigkeiten einzubauen.

  • Weiterbildung & Zertifizierung: In Kooperation mit Bildungsanbietern führt der Verband den Lehrgang “Streitlöser DGA-Bau Zert®” durch. FM-Professionals können sich dort in Bau-Mediation weiterbilden oder Mitarbeiter entsenden. Zertifizierte Streitlöser kennen die technischen und rechtlichen Besonderheiten von Baumängeln und können im Ernstfall als Mediator beigezogen werden.

  • Streitlöser-Datenbank: Die DGA-Bau unterhält eine laufend aktualisierte Datenbank geprüfter Streitlöser (Mediator*innen, Schlichter etc.). FM-Abteilungen auf der Suche nach einer neutralen Vermittlungsperson bei Gewährleistungsstreitigkeiten können dort passende Experten finden – inklusive Spezialisierung (z.B. auf TGA-Mängel).

  • Netzwerk & Veranstaltungen: Der Verband organisiert jährliche Kongresse und Regionalgruppentreffen, wo aktuelle Entwicklungen (z.B. neue VOB/B-Klauseln oder Rechtsprechung zu Schiedsverfahren) diskutiert werden. Hier können FM-Juristen und -Manager Kontakte zu Streitlösern knüpfen und Best Practices für kooperative Konfliktlösungen austauschen.

  • Offizielle Website: www.dga-bau.de