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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Kalkulation im Mangelanspruchsmanagement: Effizienz sichern

Facility Management: Mangelanspruchsmanagement » Grundlagen » Ausschreibung » Kalkulation

Externes Mangelanspruchs­management – Neubau „Fabrik X“

Externes Mangelanspruchs­management – Neubau „Fabrik X“

Projektgröße: 39 000 m² BGF
* 6 000 m² Büro | 33 000 m² Hallen (Hochregallager + Fertigung, inkl. TGA‑Cluster: RBG‑Automatik, Fördertechnik, Sprinkler, RLT, MSR)

Bauvolumen: ≈ 120 Mio. € (34 Lose)

Gewährleistungs­regime: VOB/B 5 J., Lieferungen 2 J., Arglist 10 J
Für den Neubau „Fabrik“ mit 39 000 m² sichert ein pauschaler Fremdvertrag von durchschnittlich rund 90 000 €/Jahr die kompletten Mangelansprüche über 5 Jahre. Gegenüber einer internen Regelung wird nicht nur Budget gespart, sondern vor allem das technisch‑juristische Risiko ausgelagert – ein entscheidender Vorteil bei komplexen Gewerken wie Hochregallager, MSR und Sprinkler.

Leistungstiefe, Projektphasen und Dokumentationsaufwand klar strukturieren

Leistungspaket (Full Service)

Modul

Umfang

SLA

Setup & Datenbank

Import aller LV‑Lose, Bürgschaften, Fristen, BIM‑IFC‑Verknüpfung

4 Wo

Risikoklassifizierung

ABC‑Analyse nach Gewerk, Kritikalität (A=Anlagenausfall, B=Produktionsrisiko, C=Optik)

Initial + Jährlich

Gewährleistungs‑Begehungen

‑ Hochbau + TGA: 2×/J (J 1‑5) ‑ Hochregallager + Fördertechnik: 4×/J (J 1‑2), 2×/J (J 3‑5)

Termine fix < 4 Wo

Meldung, Fristen, Eskalation

Digitale Ticket­anlage ≤ 24 h, Fristen­brief, 14/7‑Tage‑Mahnung, Ersatzvornahme

100 % Fristtreue

Nachbesserungs‑Steuerung

Termin, Sicherheits­einweisung, Abnahme­protokoll, Kosten­tracking

≤ 30 d

Juristische Unterstützung (Paket)

24 h Anwaltspool p.a. + 5 Gutachter­tage

on call

Mängel‑Dashboard & KPI

Power‑BI, BIM‑Viewer‑Integration, Quartals­bericht

Live & Q‑Report

End-of-Defect (J 5 − 90 d)

Sammel­rüge, Schluss­audit, Restbürgschafts­prüfung

Abschluss

Mengengerüst & Tickets

Kennzahl

Jahr 1

Jahre 2‑3

Jahre 4‑5

erwartete Tickets (A+B)

280

180 / a

120 / a

erwartete Tickets (C)

120

60 / a

40 / a

Summe Tickets

400

240 / a

160 / a

(Erfahrungswerte Neubau industrieller Großanlagen; A+B ≈ 60 % techniklastig, C = Kosmetik)

Preisstruktur (5‑Jahres‑Rahmen, externe Vergabe)

Kostenblock

Einheit

Menge

Satz €

Jahr 1

Jahre 2‑3

Jahre 4‑5

Set‑up & BIM‑Integration

pauschal

1

14 000

14 000

–

–

Retainer Grundpaket (A, D, G)

Monat

12 / a

1 800

21 600

21 600

21 600

Begehungen (B)

Termin

12

1 400

16 800

10 100

7 000

Ticketbearbeitung A+B

Ticket

s.o.

110

30 800

19 800

13 200

Ticketbearbeitung C

Ticket

s.o.

60

7 200

3 600

2 400

Nachbesserungs‑Koordination

Ticket

50 % A+B

90

12 600

8 100

5 940

Anwaltspool

Stunde

24

240

5 760

5 760

5 760

Gutachtertage komplexe Anlagen

Tag

5

1 300

6 500

6 500

6 500

Cloud‑Hosting & App‑Lizenzen

Paket

1

6 200

6 200

6 200

6 200

Reisekosten / Nebenkosten

Pauschal

–

–

3 000

2 500

2 000

Gesamt pro Jahr

      

124 460 €

84 160 €

70 600 €

5‑J‑Total

≈ 453 000 €

Ø €/m² · a (39 000 m²): 2,3 € → J 1 / 1,8 € → J 2‑3 / 1,6 € → J 4‑5

Wirtschaftliche Bewertung

Vergleich

Kosten €/5 J

Kommentar

Extern (oben)

≈ 453 000

Haftung, Fachgutachten, BIM‑Integration enthalten

Interne Lösung (1,2 FTE Technik + 0,3 FTE Recht + Tools)

≈ 530 000

Personalkosten, Tooling, Gutachter, Einarbeitung

Ersparnis

≈ 77 000 €

+ Risikoverlagerung, planbare Budgets

Break‑Even bei Vermeidung eines einzigen Großmangels (z. B. defekte RBG‑Traverse ≈ 90 000 €).

KPI‑Set (vertraglich)

KPI

KPI

Fristgerechte Mängelanzeige

100 %

Ø Bearbeitungszeit techn. Mangel

≤ 28 d

Mangelerkennungs­quote (Begehung)

≥ 95 %

Rückholquote Kosten

≥ 90 % erstattet

Restmängel bei Ende J 5

< 1 % der Lose

Vertrags- & Governance‑Empfehlungen

  • Festpreis + Mengengrenzen: jährl. Sockel umfasst Tickets laut Prognose; Mehrmengen mit Staffel (–15 % ab 150 % Plan).

  • Ersatzvornahmeklausel mit Kostenvorschuss innen 14 Tage.

  • BIM‑Issue‑Tracker obligatorisch: Kollaboration in Echtzeit.

  • Quartals‑Steering: Bauherrenvertreter, FM, Projektleitung, Jurist.

  • Verlängerungs­option J 6‑10 („Monitoring light“ 50 % Retainer).

  • Risikotransfer an Fach­dienstleister (Haftungs­summen im Vertrag).

  • Verjährungs­sicherheit für 34 Lose, > 1 500 Einzeldokumente.

  • Betriebs­kontinuität durch schnelle Mangel­beseitigung (≤ 30 d).

  • Digitale Nachvoll­ziehbarkeit (BIM‑Verknüpfung, Fotodoku, Rechts­sichere Zeitstempel).

  • Kalkulierbare Kosten: Ø < 2 €/m² · a bei High‑Tech-Neubau.