Ausschreibung: Mangelanspruchsmanagement für GU-Vertrag und separat für Nutzereinbauten

Erfassen von Mängeln: z. B. via Begehungen, Meldungen seitens Nutzer oder Wartungs-/Betriebspersonal,

Unterscheidung: Verantwortlich ist GU (Kernbau) oder separate Firma (Nutzereinbauten)? ggf. Bauteil- oder Gewerkspezifische Zuweisung.

Nutzung eines Mängelmanagement-Tools (Software, Listen, Cloud),

Erstellung von Mängelanzeigen, Ansetzen von Fristen, Dokumentation von Stellungnahmen und Beseitigungen,

Nachhalten, ob Mängel nachgebessert wurden (Mängelbeseitigungsstatus).

Prüfung der Vertrags- und Gewährleistungsfristen: VOB/B (4 Jahre) oder BGB (5 Jahre?),

Erkennung, welcher Vertragspartner in welcher Gewährleistungsphase (z. B. GU noch 2 Jahre Gewährleistung übrig, Nutzer-Firma 3 Jahre?).

Ansetzen von Nachbesserungsterminen, Ortsterminen mit GU oder Nutzereinbau-Firmen, evtl. Ausweichflächen organisieren,

Abstimmung mit laufendem Betrieb (Produktion, Büro, Labor) → Minimierung von Störungen durch Nachbesserung.

Wenn Mängel nicht fristgerecht beseitigt werden, Veranlassung von juristischer Einbindung (Rechtsabteilung, ggf. Gutachter, Schiedsverfahren, Gewährleistungsbürgschaften),

Vorbereiten von Beweissicherungen, ggf. Sachverständigenbeauftragung, Expertisen, Kostenverfolgung.

Abschließende Dokumentation eines Mangels (Nachbesserung erfolgreich, Kostenübernahme?),

Mängelschlussbescheinigung je nach Vertrag (z. B. BGB, VOB/B), Entlastung oder Freigabe von Sicherheiten,

Regelmäßige Reports an Bauherr/Eigentümer: Statistik, Restmängel, Fristen.

Unterscheidung, ob GU-Vertrag nach VOB/B (4 Jahre Gewährleistung) oder BGB-Werkvertrag (5 Jahre).

Für Nutzereinbauten z. B. reine BGB-Verträge (5 Jahre), oder VOB/B, je nach Ausschreibung.

Fristbeginn: mit Abnahme der jeweiligen Leistung (GU-Gesamtabnahme, bzw. Teilabnahme Nutzereinbauten).

Verjährung: i. d. R. 4 Jahre (VOB/B) oder 5 Jahre (BGB). Bei arglistigem Verschweigen Mängeln → verlängerte Fristen?

ggf. Mängelbürgschaft (Bankbürgschaft?), Einbehalte, Pönalen.

Ggf. Unterschiede, ob der GU evtl. Subunternehmer beauftragt hat, was die Verantwortlichkeit regelt.

Nachweis, wann Mängel gemeldet, wann Beseitigungsfristen gesetzt wurden → Relevanz für juristische Durchsetzung.

Kurze Zielsetzung: „Ausschreibung Mangelanspruchsmanagement für GU-Vertrag und separate Nutzereinbauten. Koordination, rechtssichere Verfolgung, Dokumentation Mängel in Gewährleistungsphase.“

Zeitplan (Bieterfragen, Submission, Zuschlag, Start der Mängelverfolgung).

Art des Bauprojekts (z. B. Industrieneubau, gemischt?), Abnahmezeitpunkt GU vs. Abnahmezeitpunkte Nutzereinbauten,

Überblick über Umfang (m², Anzahl Einbauten, Komplexität Labore, Hochregallager?),

Wie die Abnahmen stattgefunden haben, seit wann Gewährleistung läuft, etc.

Mängelidentifikation: Regelmäßige Begehungen, Meldungen vom Nutzer, Wartungsfirmen,

Dokumentation: Mängeldatenbank, Fotos, Statusverfolgung (Software?),

Fristenüberwachung: Gewährleistung pro Vertrag, Eskalation bei Nichtbeseitigung,

Organisation von Terminen zur Nachbesserung, Koordination mit Nutzern (z. B. Minimierung Betriebsstörungen),

Rechts- und Schnittstellen: Bauherr, GU, Einbaufirmen, Subunternehmer, FM-Teams, Juristen, Sachverständige.

Ggf. Erstellung oder Pflege digitaler Tools (z. B. Mangelmanagement-Software).

Preisblätter: Vergütungsmodell (Tagessatz, Pauschale pro Mangel, Pauschale pro Monat?),

Eignungsnachweise: Referenzen in Mängelmanagement, Bau- und Rechtskenntnisse, evtl. Erfahrungen in Ind.-Projekten.

DSGVO-/Compliance-Erklärung, falls Personendaten (Nutzerbeschwerden) erfasst werden.

Dienstleistungsvertrag: Laufzeit bis Ende der Gewährleistungsfristen? Optionale Verlängerung?

Eskalationswege, Bonus/Malus (z. B. wenn Mängelquoten minimiert oder Fristen konsequent überwacht?),

Definition von Leistungsumfang (z. B. keine bauliche Mängelbeseitigung, nur Koordination und Dokumentation).

Bieterfragen, Submission, Zuschlag, geplanter Start der Mängelverfolgung (z. B. 1–2 Monate nach Abnahme?),

Wenn Gewährleistung schon läuft, wieviel Zeit verbleibt?

Verträge (GU-Vertrag – relevant passagen zu Mängeln, Gewährleistungsfristen, Einbehalten?), Nutzereinbau-Verträge, Abnahmeprotokolle, Gewährleistungsbürgschaften, Baupläne, Mängellisten.

Bei öffentlichem AG: Dienstleistungsausschreibung (UVgO/VOL/A) oder EU-Verfahren ab Schwellenwert,

Privat: Freie Vergabe, Angebote, Verhandlung, Zuschlag.

Preis: Pauschal, Stundensatz, pro Mangel-Fall, gemischtes Modell?,

Qualität: Expertise im Bau- und Gewährleistungsrecht, Bautechnik, Dokumentation, Referenzen, Soft Skills in Verhandlungsführung,

Methodik: Tools (Mängelmanagement-Software?), Berichtsfrequenz, Projektstruktur.

Formale Prüfung, Fachliche Plausibilität (Verfahrenskonzept, Zeitplan, Personalschlüssel).

ggf. Bietergespräche, Fallbeispiele (z. B. wie man Mängel an GU meldet, was tun bei Streitigkeit?).

Vertragsunterzeichnung, Kick-off, Einarbeitung in Bauakten, vorhandene Mängellisten, Abnahmeprotokolle.

Einarbeitung in Bestandsunterlagen (Abnahmen, Mängellisten, Gewährleistungs- und Sicherheitenlisten),

ggf. Ortstermine, zusätzliche Mängelbegehungen,

Einrichten Mängelmanagementsystem.

Tägliche / wöchentliche / monatliche Updates: neu gemeldete Mängel, Fristen, Eskalation.

Koordination der Mängelbeseitigung mit betroffenen Firmen (GU, Einbaufirmen), Terminabsprachen.

Falls eine Firma Mängelbeseitigung verweigert oder nicht reagiert → Juristische Schritte?

Der Mangelmanager klärt sich mit Rechtsabteilung, Bauherrn, ggf. Einbindung Sachverständige, Pönalen, Ersatzvornahme?

Dokumentation: Wann Mängel abgestellt, wer trägt Kosten, Bestätigung Bauherr/ Nutzer.

Ggf. Freigabe von Gewährleistungssicherheiten nach finaler Mängelfreiheit.

Mängel werden zu spät entdeckt und Gewährleistungsfrist läuft ab → unklare Haftung, finanzielle Schäden.

Streit mit Bauunternehmen oder Subunternehmern, blockierte Baueingriffe.

Komplexität, wenn Mängel an Schnittstellen GU/Nutzereinbau-Firmen liegen.

Festlegung: Interimsmanager / Mängelmanager pflegt Fristenkalender, Meldet drohende Fristabläufe dem Auftraggeber min. 3–6 Monate vorher.

Eskalationswege: Mangelmanager → Bauherr / Lenkungskreis → ggf. Rechtsbeistand → Schiedsgutachter / Gericht?

Mängelmanagement-Software (z. B. mobile App, Cloud, Upload Fotos, Zeitstempel, Statusverfolgung).

Schnittstellen zu CAFM/TTS, damit Mängel erfasst, Historien gepflegt werden.

Wenn GU und separate Firmen für Nutzereinbauten parallel verantwortlich, definieren, wie man Mängel zuweist (Bauteil X = GU, Raum-in-Raum-Ausbau = Firma Y).

Evtl. Schnittstellen in Verträgen, Markierungen in Bauplänen.

Regelmäßige Reports an Bauherrn/Eigentümer: Mängelliste, Status, drohende Fristabläufe, Eskalationsfälle, etc.

Unterscheidung: GU-Gewährleistung z. B. 4 Jahre (VOB/B), Nutzereinbauten 5 Jahre (BGB) → Interimsmanager kann sukzessive den Mängelstatus "schließen".

Nachfinalisierung: Freigabe Sicherheiten, positive Abnahmeerklärung.