Qualitätssicherung durch Mangelanspruchsmanagement
Im effektiven Mangelanspruchsmanagement liegt der Schlüssel zur Kostensenkung und Prozessoptimierung in Unternehmen
Das Erkennen von Mängeln, die sofortige Kommunikation und die Durchführung geeigneter Maßnahmen sind entscheidend für den Erfolg von Projekten. Mit digitalen Lösungen verbessert und beschleunigt sich die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Ein professionelles Mangelanspruchsmanagement hilft Unternehmen, ihre Rechte und Pflichten im Bau- und Anlagenbau effektiv zu schützen und durchzusetzen.
Facility Management: Mangelansprüche erkennen und durchsetzen
Mangelanspruchsmanagement macht Sinn
Prozessübersicht und Managementphasen
Übersicht aus der GEFMA 320 Mängelansprüche im FM
Bei einem Umbau eines Bestandsbüros verdeutlichen wir die Komplexität der beteiligten Gewerke, Dienstleister und Lieferungen. Möglicherweise kommen auch vorhandene Möbel und IT zum Einsatz. Den Überblick über aufgetretene Mängel zu bewahren und Mängelansprüche zu sichern, erfordert ein effizientes Management.
Maurer
Maler
Estrich
Bodenbeläge
Elektroanlagen und Geräte
Telefon- und IT-leitungen
Brandmeldeanlage
Sanitär
Heizung
Fenster
Sonnenschutz
Tischler
Küchenbau
Kopierer
IT Zubehör (Rechner etc.)
Begrünung
Feuerlöscher
Beschilderung
Türschließsysteme
Automatische- und Brandschutztüren
Büromöbel
Trockenbau
Kaffeemaschinen
Fliesenleger
Wasserspender
Sonstiges ???????????
Wichtige Funktionen der Software:
Datenverschlüsselung und Sicherheit
Visuelle Darstellung von Datensicherheit mit einem Schlüssel zur Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
Wenn die bisher eingesetzte Software kein Modul für MAM bietet, stehen spezielle, auf MAM ausgerichtete Softwarelösungen zur Verfügung. Bei dieser neuen Software ist es wichtig, die entsprechenden Schnittstellen zu anderen vorhandenen Programmen zu berücksichtigen. Es ist ratsam, ein Pflichtenheft für die Anschaffung oder Einführung zu erstellen.
Management von Mangelansprüchen,
wenn die Leistung zum Zeitpunkt der Abnahme Sachmängel aufweist, nicht über die vereinbarte Beschaffenheit verfügt oder nicht den Regeln der Technik entspricht.
Dokumentation bzw. Erfassung mobil (z.B. Tablet oder Smartphone) und stationär (PC)
Erfassung und Dokumentation der Mangelart und des Mangelstatus nach Priorität
Fristensetzungen (Gewährleistungsfristen, Ausführungsfristen,)
Verknüpfung von Bildern / Zeichnungen zu erfassten Mängeln
Erstellung von Mängelberichten mit Fotos mit evtl. hinterlegten Dokumenten (s. Dokumente der Instandhaltung DIN EN 13460)
Integration von RTF um Daten auch aus anderen Programmen importieren zu können bzw. zu senden
Evtl. sollte das System auch Gewährleistungsmängel während der Bauphase managen können:
Gewährleistungsmängel im Rahmen der Bauphase sollten mit einem Modul „Mängelmanagement während Bauphase“ verwaltet werden. Dies beinhaltet zusätzlich:
Baubegleitende Mängeldokumentation und Qualitätsüberwachung
Bauabnahmen auch evtl. Teilabnahmen
Abnahmeverfahren für den Bau- Werkvertrag mit Prüfung, Übergabe, Leistungsabrechnung sowie der Abwicklung von Mängelansprüchen gemäß VOB / BGB
Unterstützung der automatischen Erstellung des Schriftverkehrs nach VOB /BGB (z.B. die schriftliche Aufforderung zur Beseitigung eines Mangels auf Kosten des Auftragnehmers)
Umfangreiches Reporting, Erstellung Listen, - Vorgaben sowie freie Erstellung.
Qualitätsüberwachung
Mängelberichten
Mängelrügen mit Zahlungseinbehalt
Mängelrügen mit Fristsetzung
Bürgschaften / Avale
Sonstige Berichte
Historien über Produkte und Mängeln
Mängellisten (z.B. Mängelstatus, zu behebende Mängel, behobene Mängel)
Mangelanspruchslisten (Gesamtübersicht, Ablauf in einem bestimmten Zeitraum etc.)
Fristüberschreitungen über erkannte Mängel
Mängel je Gewerk (Kostengruppe)
Firmenlisten
Gewerkelisten
Informationssystem zur Fristüberwachung bzw. -ablauf via Email / SMS / an Fremdprogramme etc.
Dokumentation von Gewährleistungsmängeln
Regieaufträge zur Mängelbeseitigung