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Ersatzteilmanagement: Mangelanspruchsmanagement

Facility Management: Mangelanspruchsmanagement » Betrieb » Ersatzteilmanagement

Schnelle Mangelbeseitigung durch Ersatzteilverfügbarkeit

Schnelle Mangelbeseitigung durch Ersatzteilverfügbarkeit

Im Mangelanspruchsmanagement spielt das Ersatzteilmanagement eine zentrale Rolle zur schnellen und nachhaltigen Beseitigung festgestellter Mängel während der Gewährleistungsphase. Es umfasst die Identifikation, Verfügbarkeit und Dokumentation originaler oder gleichwertiger Ersatzteile gemäß Herstellervorgaben. Eine enge Abstimmung mit Nachunternehmern und Lieferanten ist essenziell, um SLA- und XLA-Ziele einzuhalten, Reaktionszeiten zu verkürzen und die Qualität sowie Betriebssicherheit der technischen Anlagen in der Nutzungsphase dauerhaft zu gewährleisten. Ziel ist der Aufbau und Betrieb eines strukturierten, wirtschaftlichen und rechtssicheren Ersatzteilmanagements, das die Verfügbarkeit erforderlicher Bauteile zur Beseitigung von Mängeln im Gewährleistungszeitraum und darüber hinaus sicherstellt. Es unterstützt eine schnelle Mangelbeseitigung, Vermeidung von Betriebsunterbrechungen und fördert eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von Komponenten. Ein strategisch integriertes Ersatzteilmanagement im Gewerk Mangelanspruchsmanagement ist ein Schlüssel zur effizienten und rechtssicheren Beseitigung von Mängeln. Durch klare Zuständigkeiten, eine digitale Systemintegration, normgerechte Bevorratung und leistungsbasierte Steuerung über KPI, SLA und XLA entsteht ein robuster, revisionssicherer und wirtschaftlicher Prozess für alle Nutzungstypen.

Ersatzteilmanagement im Mangelanspruchsmanagement sichern

Das Ersatzteilmanagement im Rahmen des Mangelanspruchsmanagements umfasst:

  • Identifikation und Kategorisierung von relevanten Ersatzteilen für Gewährleistungs- und Nachbesserungsmaßnahmen

  • Organisation der Lagerung, Bevorratung und Beschaffung

  • Integration in digitale Mangelmanagementsysteme (CAFM, DMS, ERP)

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit und Rückverfolgbarkeit

  • Unterstützung von Ersatzvornahme oder Eigennachbesserung bei Verweigerung des Auftragnehmers

Nicht delegierbare Betreiberverantwortung

  • Festlegung von Anforderungen an qualitätsgesicherte, normgerechte Ersatzteile

  • Sicherstellung der Verfügbarkeit sicherheitsrelevanter Komponenten

  • Wirtschaftlichkeitsbewertung von Lagerhaltung versus Fremdbeschaffung

  • Kontrolle von Lieferanten- und Materialfreigaben

  • Entscheidung über Ersatzvornahme bei Verzug oder Leistungsverweigerung des Auftragnehmers

Delegierbare Pflichten

  • Pflege der Ersatzteillisten je Anlage, Gewerk und Bauabschnitt

  • Lagerhaltung, Ausgabe, Rückführung und Dokumentation

  • Lieferantenkommunikation, Nachverfolgung und Vergleich technischer Alternativen

  • Integration in digitale Nachweissysteme für Gewährleistung und Wartung

  • Statistische Auswertung von Verfügbarkeiten, Kosten, Verbrauch

Relevanter Rechtsrahmen (Deutschland)

  • BGB §§ 434 ff., 637 ff.: Mängelhaftung, Ersatzvornahme

  • VOB/B § 13, § 4: Mängelhaftung und Nachbesserung durch Auftragnehmer

  • Produktsicherheitsgesetz (ProdSG): Konformität sicherheitsrelevanter Bauteile

  • TRBS 1111 / 1201 / 1203: Anforderungen an sicherheitskritische Ersatzteile

  • DIN ISO 9001 / ISO 55001: Qualitäts- und Asset-Management-Systeme

  • HOAI: Mitwirkungspflichten bei Ersatzbeschaffung im Planungsbereich

Technische Normen und Standards

Norm / Regelwerk

Relevanz

DIN EN ISO 9001

Qualitätskontrolle und Lieferantenbewertung

DIN EN ISO 55000

Lebenszyklussteuerung von Anlagenkomponenten

DIN 31051 / DIN EN 13306

Instandhaltung und Ersatzteilklassifizierung

VDI 2895 / VDI 2896

Ersatzteilstrategie, Bevorratung, Prognoseverfahren

TRBS 1201 Teil 4

Anforderungen an sicherheitsrelevante Ersatzteile

REACH / RoHS

Stoffliche Konformität (z. B. bei elektrischen Komponenten)

Ersatzteilarten und Mangelbezug

Ersatzteiltyp

Bedeutung im Mangelkontext

Kritikalität

Sicherheitsrelevante Bauteile

z. B. FI-Schalter, Notstromumschalter

Hoch (A)

Funktionsrelevante Komponenten

z. B. Lüfter, Relais, Sensorik

Mittel (B)

Oberflächenmaterialien

z. B. Bodenbeläge, Platten, Fliesen

Niedrig (C)

Systemmodule

z. B. Antriebssteuerung, LED-Treiber

Hoch (A)

Verbrauchsteile

z. B. Filter, Dichtungen

Mittel (B)

Nutzungsspezifische Anforderungen

Nutzung

Ersatzteilmanagement-Schwerpunkt

Industrie

Verfügbarkeit für produktionskritische Systeme mit Kurzfristbedarf

Verwaltung

Modularisierte Ersatzteilhaltung für gleichartige Objekte

Betriebsgastronomie

Sofortverfügbarkeit für hygienerelevante Technik (Kühlung, Lüftung)

Hochregallager

Steuerungstechnik, Notbeleuchtung, Regalbauteile

Mobility Hub

PV-Komponenten, Ladelogik, Außenanlageninfrastruktur

Digitalisierung & Integration

  • Digitale Ersatzteildatenbank mit QR-/RFID-gestützter Identifikation

  • Verknüpfung mit CAFM-/ERP-Systemen für Bestands-, Prüf- und Wartungsmanagement

  • Automatisierte Verbrauchs- und Verfügbarkeitsmeldungen

  • Standardisierte Komponentenkataloge (z. B. eCl@ss, VDMA)

  • Lifecycle-Tracking und Lieferantenbewertung

Key Performance Indicators (KPI)

KPI

Zielwert

Intervall

Verfügbarkeit kritischer Ersatzteile

≥ 98 %

Laufend

Teilebereitstellung innerhalb SLA

≥ 95 %

Monatlich

Rückverfolgbarkeit von Ersatzteilen

100 %

Laufend

Ersatzteilkosten pro Mangelbeseitigung

≤ definierter Richtwert

Quartalsweise

Service Level Agreements (SLA)

Service

Reaktionszeit

Umsetzung

Ersatzteilbereitstellung nach Anforderung

≤ 24h (kritisch)

Vor-Ort oder Lager

Lageraktualisierung nach Lieferung

≤ 48h

Dokumentiert

Ersatzteilerfassung nach Instandsetzung

≤ 3 AT

Digital & strukturiert

Experience Level Agreements (XLA)

Nutzererlebnis

Zielwert

Verfügbarkeit bei Mangelbehebung

≥ 95 % Zufriedenheit

Transparenz in der Teileverfügbarkeit

≥ 90 % Zustimmung

Vertrauen in Beschaffung und Dokumentation

≥ 90 % Facility-Zustimmung